Nie tylko hotele stricte biznesowe przyjmują rezerwacje z segmentu MICE. Wiele obiektów skierowanych głównie na gości indywidualnych także ma swoje działy sprzedaży. Najczęściej ich pracownicy zajmują się zarówno ofertowaniem, przyjmowaniem rezerwacji oraz koordynowaniem pobytu grupy w hotelu. I o ile obiekt jest niewielki, takie rozwiązanie się sprawdza, o tyle w większych hotelach specjalistom do spraw sprzedaży potrzebne jest wsparcie event managerów.
Kim jest Event Manager?
Można by powiedzieć, że to człowiek od zadań specjalnych. To on odpowiedzialny jest za planowanie, organizację i zarządzanie różnorodnymi wydarzeniami, takimi jak wesela, konferencje, bankiety, szkolenia, wystawy, czy jubileusze.
Specjaliści z działu sprzedaży ofertują i przyjmują rezerwację, a następnie przekazują ją pod skrzydła Event Managera. To on jest bezpośrednio odpowiedzialny za realizację zamówienia. Nawiązuje kontakt z organizatorem wydarzenia, poznaje jego potrzeby i na ich podstawie tworzy szczegółowy plan wydarzenia, określając harmonogram oraz wszystkie szczegóły, takie jak: zasoby, dekoracje, menu, transport, ustawienie sali, atrakcje dodatkowe, technikę i inne usługi potrzebne do zorganizowania udanej konferencji czy bankietu.
Ściśle współpracuje z innymi działami hotelu, aby dopracować wszystko w najdrobniejszych szczegółach, jeszcze przed rozpoczęciem planowanego wydarzenia. Wszystko po to, aby mieć pewność, że odbędzie się ono dokładnie tak, jak życzy sobie tego organizator.
Praca Event Managera w praktyce
Dobrym przykładem hotelu, w którym Dział Organizacji Eventów działa prężnie jest Airport Hotel Okęcie. Event Managerowie zaplanowali tam i przeprowadzili niejedno wydarzenie, a pozytywne opinie gości i organizatorów świadczą o ich umiejętnościach i profesjonalizmie.
Ich głównym zadaniem jest zapewnienie tego, aby podczas odbywających się w hotelu eventów wszystko przebiegło sprawnie, zgodnie z oczekiwaniami Organizatora, a uczestnicy poczuli się w pełni zadowoleni z przebiegu wydarzenia.
Event Managerowie w naszym hotelu zajmują się ściśle samą organizacją – mówi Sebastian Pruchniewski, Event Manager w Airport Hotel Okęcie. – Koordynator eventów pracuje z różnymi działami, takimi jak kuchnia, obsługa kelnerska, housekeeping, techniczny, czy recepcja, aby zapewnić, że wszystkie aspekty wydarzenia są zsynchronizowane i zadziałają sprawnie. Nasza praca wiąże się z licznymi elementami logistycznymi, takimi jak transport, zakwaterowanie, rezerwacje, obsługa audio-wideo, wyposażenie i wiele innych. Koordynator eventów musi zadbać o to, żeby wszystko było zorganizowane w odpowiedni sposób. Wydarzenia mogą wiązać się też czasem z niespodziewanymi problemami lub zmianami w planie. Koordynator eventów musi być gotowy na elastyczność i szybkie podejmowanie decyzji w celu rozwiązania ewentualnych problemów.
