Jak wybrać i po czym poznać dobrego dostawcę mebli HoReCa dla obiektów gastronomicznych i hotelarskich?

Artykuł zewnętrzny

Meble w restauracji, kawiarni czy hotelu to nie dekoracja, lecz infrastruktura biznesowa — pracują po kilkanaście godzin na dobę, siedem dni w tygodniu, a każda ich awaria oznacza wyłączony stolik, czyli realnie utracony przychód. Wyposażenie sali na 80–120 miejsc to inwestycja rzędu dziesiątek tysięcy złotych, a w przypadku obiektów hotelowych kwoty rosną do setek tysięcy. Błąd popełniony na etapie wyboru dostawcy kosztuje podwójnie: raz przy zakupie mebli, które nie wytrzymają komercyjnej eksploatacji, i drugi raz przy ich wymianie połączonej z przestojem lokalu. Jak więc odróżnić rzetelnego partnera od sezonowego sprzedawcy, który zniknie z rynku szybciej, niż zblaknie tani plastik na słońcu?

Dlaczego mebel kontraktowy to zupełnie inna kategoria niż mebel domowy?

Krzesło w domowej jadalni używają cztery osoby kilka razy dziennie. To samo krzesło w dobrze prosperującym bistro obsługuje kilkadziesiąt osób o różnej wadze, jest codziennie przesuwane po posadzce i myte środkami chemicznymi, których żaden mebel domowy nie widuje, a w ogródku restauracyjnym dodatkowo oddziałuje na nie deszcz, słońce i wahania temperatur.

Dlatego segment kontraktowy (contract furniture) opisuje się parametrami, o których sprzedawca marketowy najczęściej nie słyszał, czyli certyfikatami wytrzymałościowymi niezależnych instytutów badawczych (takich jak włoski CATAS), zgodnością z normami EN dla mebli użytku publicznego, odpornością tworzyw na promieniowanie UV czy klasą ścieralności tkanin mierzoną w cyklach Martindale’a. Znaczenie praktyczne ma też możliwość sztaplowania krzeseł i składania stołów. W przypadku sezonowych ogródków jest to realna oszczędność powierzchni magazynowej i czasu pracy obsługi.

Doświadczeni inwestorzy nie pytają zresztą „ile kosztuje krzesło”, tylko „ile kosztuje krzesło w przeliczeniu na rok eksploatacji”. Produkt, który będzie wymieniany co sezon czy dwa, w pięcioletnim okresie potrafi kosztować więcej niż krzesło kontraktowe, które w tym czasie nie zdradzi oznak zużycia. A do rachunku trzeba dopisać logistykę wymian i niespójność wizualną sali, bo taniej kolekcji po dwóch latach zwykle nie da się już dokupić. Jest i wymiar poważniejszy – złamane pod gościem krzesło to potencjalne roszczenie odszkodowawcze i kryzys wizerunkowy, za które odpowiada właściciel lokalu.

Każdego roku na początku sezonu letniego spotykamy się z sytuacjami, gdzie zgłasza się do nas klient, który szukając oszczędności lub w pośpiechu kupował meble – krzesła i stoły ogrodowe w znanych masowych sieciach handlowych, tak naprawdę przeznaczony do użytku prywatnego i chciał to wykorzystać w intensywnym użytkowaniu gastronomicznym. Taka inwestycja skazana jest na porażkę, ponieważ już po pierwszym sezonie, gdy klient ponownie rozstawia ogórek i zauważa liczne wady oraz defekty tych mebli, które mogą doprowadzić nawet do przykrych sytuacji jak przewrócenie się stolika czy upadek gościa z krzesła. Wówczas z pomocą przychodzi nasza firma, gdzie o takich sytuacjach nie może być mowy – wyjaśnia Emilian Biendzio – Founder & Co-Owner of DOMINOVA Horeca Furniture

Po co sprawdzać realizacje dostawcy i co naprawdę mówi jego portfolio?

Deklarację o „wieloletnim doświadczeniu” można napisać w jeden wieczór, a portfolio wyposażonych restauracji, hoteli, kawiarni i stref basenowych trzeba latami wypracować. Realizacje to jedyny dowód, który pozwala zweryfikować, że dostawca rozumie specyfikę obiektów komercyjnych, a nie jedynie sprzedaje meble, które mogłyby się w nich znaleźć.

Przeglądając portfolio, warto patrzeć na trzy rzeczy. Po pierwsze, na różnorodność obiektów. Sala restauracyjna, taras i strefa basenowa to trzy różne środowiska eksploatacji o innych wymaganiach materiałowych. Po drugie, na skalę, a więc czy firma realizowała zamówienia liczone w dziesiątkach i setkach sztuk, z całą logistyką kontraktową, czy wyłącznie sprzedaż detaliczną. Po trzecie, na realizacje sprzed kilku lat, bo najlepszą rekomendacją jest wiedza, jak meble zachowują się po trzech–pięciu sezonach.

Rzetelny dostawca nie ma problemu z referencjami ani kontaktem do obiektu z podobnej kategorii. Dobrym przykładem transparentności jest publikowanie realizacji wprost na stronie internetowej, jak robi to sklep z meblami do restauracji, hotelu i ogrodu Dominova, prezentując zarówno wnętrza gastronomiczne, jak i zewnętrzne przestrzenie hoteli – od ogródków restauracyjnych po strefy basenowe.

Spotykam się z sytuacjami w których dzwoni do nas klient z wybranym już produktem, który widział u innego sprzedawcy, lecz cały czas szuka pełnej informacji o produkcie czy spełni jego oczekiwania. Miło mi słyszeć, gdy stwierdza, że bez zadawania wielu pytań jestem w stanie opowiedzieć mu o interesującym go produkcie i wyczerpać jego ciekawość. U nas klient nie musi czekać na odpowiedzi nie musi ich szukać, my jesteśmy po to, aby dostarczyć pełne informację, które często uzupełnione są naszym komentarzem wynikającym z doświadczenia. Jako bezpośredni importer wielu marek mamy dostęp do modeli 3d, szczegółowych danych technicznych lub innych plików graficznych bardzo przydatnych przy współpracy z biurami projektowymi – dodaje ekspert z DOMINOVA Horeca Furniture

Czym importer bezpośredni różni się od pośrednika i sezonowego sprzedawcy?

To kryterium najmocniej decyduje o cenie, gwarancji i przyszłości współpracy, a jest sprawdzane najrzadziej. Importer bezpośredni kupuje w europejskiej fabryce i sprzedaje klientowi końcowemu. Natomiast w drugim modelu między fabryką a klientem stoi dwóch–trzech pośredników, a na końcu łańcucha jest handlarz sezonowy, który pojawia się wiosną, sprzedaje kontener towaru i znika jesienią.

Import bezpośredni oznacza cenę bez marż pośredników przy jakości produktu fabrycznego oraz krótką, drożną ścieżkę reklamacyjną do producenta. Przekłada się to na czas rozpatrzenia i lepszy dostęp do części zamiennych. Daje też możliwość dokupienia elementów z danej kolekcji, np. gdy lokal po roku czy trzech latach się rozbudowuje, można domówić identyczne meble, czego sezonowy pośrednik nigdy nie zagwarantuje.

Wreszcie pewność, że krzesło danego producenta rzeczywiście zjechało z jego linii produkcyjnej, a nie jest podróbką o łudząco podobnym designie, ale wykonanym z innego tworzywa i zupełnie innej wytrzymałości. Można więc podsumować to tym, że bezpośredni importer sprowadzi niemal każdy model z katalogu fabryki, w wybranym kolorze i wykończeniu, a z kolei pośrednik sprzedaje tylko to, co fizycznie ma na stoku i do wyczerpania zapasów.

Dlaczego liczba lat na rynku ma znaczenie większe, niż się wydaje?

Meble HoReCa kupuje się na lata, więc dostawca też musi być na lata. Gwarancja, serwis i części zamienne mają sens wyłącznie wtedy, gdy firma, która je obiecała, nadal istnieje. Co sezon część inwestorów przekonuje się o tym boleśnie, gdy telefon dostawcy milczy, a domena strony wygasła.

Wieloletnia obecność to jednak przede wszystkim skumulowana wiedza operacyjna. Doświadczony dostawca zna sezonowość branży i wie, że meble do ogródka zamawia się w lutym–marcu, a nie w maju, bo terminy produkcyjne w europejskich fabrykach przed sezonem wyraźnie się wydłużają.

Ma wypracowane relacje z producentami, przekładające się na priorytetowe traktowanie zamówień, oraz bazę wiedzy o tym, które rozwiązania sprawdziły się u klientów, np. jakie blaty wybierać do ogródka pod parasolami, a jakie do wnętrz o podwyższonej wilgotności. Weryfikacja dostawcy nie zajmuje zbyt wiele czas. Można sprawdzić rejestry KRS/CEIDG, ciągłość oferty w archiwalnych wersjach strony oraz opinie klientów biznesowych, a nie tylko detalicznych.

Po czym poznać sprawdzone meble, a po czym tanie produkty niewiadomego pochodzenia?

Różnice zaczynają się na poziomie materiałów. Tworzywo klasy kontraktowej to polipropylen wzmacniany włóknem szklanym, barwiony w masie i odporny na oddziaływanie promieni słonecznych. Tani plastik po jednym sezonie na słońcu blaknie, kruszeje i pęka w punktach naprężeń.

W meblach metalowych do zastosowań zewnętrznych stosuje się przede wszystkim aluminium malowane proszkowo lub stal z właściwym zabezpieczeniem antykorozyjnym, a o trwałości decydują jakość spawów i przekroje profili. W gastronomii sprawdzają się blaty z prasowanych kompozytów i laminaty kompaktowe HPL, które są odporne na wilgoć, ścieranie i środki dezynfekcyjne. Z blatem nierozerwalnie wiąże się podstawa – jej masa i konstrukcja decydują o stabilności stołu bardziej niż cokolwiek innego. Chwiejący się stolik psuje gościowi kolację skuteczniej niż przeciętne danie.

Istotnym wyróżnikiem są certyfikaty i badania wytrzymałościowe. Produkt niewiadomego pochodzenia ich nie przechodzi, bo nikt nie zainwestowałby w certyfikację towaru obliczonego na jeden sezon. I jeszcze jedna cecha prawdziwego specjalisty – dobry dostawca nie sprzedaje najdroższego, bo jest najdroższe. Sezonowa smażalnia nad morzem ma inne potrzeby niż butikowy hotel SPA, więc ekspert dobiera klasę produktu do realnego zastosowania i uczciwie mówi, gdzie dopłata ma sens, a gdzie jest zbędna.

Czy warto wyposażyć cały obiekt u jednego dostawcy?

Obiekt gastronomiczny czy hotelowy potrzebuje jednocześnie krzeseł i stołów do sali, hokerów do baru, mebli do ogródka, parasoli, leżaków do strefy basenowej i ławek do lobby. Koordynowanie pięciu dostawców to pięć terminów dostaw, pięć polityk gwarancyjnych i pięć potencjalnych opóźnień otwarcia.

Jeden partner z szeroką ofertą zapewnia ponadto spójność stylistyczną między wnętrzem a tarasem oraz elastyczność konfiguracji typową dla rynku kontraktowego. Inwestor może swobodnie wybierać zestawienie podstaw, blatów i siedzisk, stoły w wysokości standardowej i barowej, blaty w wielu dekorach, podstawy centralne i krzyżowe. Nie musi wybierać ze sztywnych kompletów znanych z handlu detalicznego.

Dlaczego bezpośredni kontakt i sprawna obsługa są ważniejsze niż wygodny koszyk?

W zamówieniach kontraktowych kupuje się przede wszystkim podczas rozmowy. Wycena 120 krzeseł, 30 stołów i 8 parasoli wymaga ustaleń, których żaden formularz nie obsłuży. Chodzi między innymi o terminy produkcji, transport paletowy, wniesienie, etapowanie dostaw pod harmonogram remontu. Dostawcę nastawionego na kontakt poznaje się po widocznym numerze telefonu i adresie biura obsługi, po konkretnym doradcy prowadzącym zamówienie od wyceny po dostawę, po gotowości do indywidualnych wycen i wysyłki próbek kolorów czy tkanin, a także po umiejętności pracy z projektem architekta.

Branża żyje przy tym kalendarzem, którego nie da się negocjować. Dwa tygodnie opóźnienia w dostawie mebli do ogródka to utracony długi weekend majowy. Profesjonalista uczciwie rozdziela więc to, co dostępne od ręki z magazynu, od tego, co produkowane jest na zamówienie w fabryce i sam przypomina klientom o oknach zamówieniowych przed sezonem.

Jak samodzielnie przetestować wiedzę sprzedawcy, zanim wydasz pieniądze?

To kryterium często rozstrzygające i każdy może je sprawdzić przed złożeniem zamówienia, zadając kilka pytań kontrolnych:

• Które krzesła mogą zostać w ogródku przez cały rok, a które trzeba chować na zimę i z czego to wynika?
• Czym różni się blat polecany do wnętrza od blatu na zewnątrz i co się stanie, jeśli je zamienię?
• Jaką podstawę dobrać do blatu 80×80 cm, a jaką do 120×80 cm, żeby stół się nie chwiał i nie przewracał?
• Które modele są sztaplowane i po ile sztuk, ile miejsca zajmą w magazynie o powierzchni 5 m²?
• Jakie leżaki wytrzymają basen z dużą rotacją gości, chlorowaną wodą i kremami do opalania?
• Jaki parasol wybrać w wietrznej lokalizacji, stopa centralna czy boczna, jaki balast, jaka tkanina?

Na te pytania odpowie tylko ktoś, kto zna produkty z praktyki i realizacji, nie z etykiety. Trafne doradztwo poparte doświadczeniem ma zresztą znak rozpoznawczy. Dobry sprzedawca posiada umiejętność powiedzenia „tego modelu bym Panu do tego zastosowania nie polecał”. Sprzedawca, któremu pasuje wszystko, nie doradza tylko sprzedaje.

Pytanie – czy produkty mają służyć wewnątrz, czy na zewnątrz lokalu – jest w mojej pracy z klientem obowiązkowe i pada na samym początku. Odpowiedz, decyduje o tym, o czym będziemy rozmawiać w kolejnych krokach dobierając poszczególne meble – krzesła, stoły czy blaty z podstawami. Niestety nie wszystkie pomysły klienta spotykają się z naszą aprobatą i musimy stanowczo odradzić, co w sposób profesjonalny tłumaczymy klientom, czemu coś odradzamy, a co polecamy w zamian. Trafny wybór materiałów to klucz do spełnienia oczekiwania co do jakości produktów i optymalizacji kosztów z tym związanych przez dłuższe lata.

Co ostatecznie przesądza o wyborze dostawcy mebli HoReCa?

Dobry dostawca to partner na cały cykl życia obiektu, czyli od projektu, przez otwarcie, po rozbudowy i wymiany, a nie jednorazowy sprzedawca. Rozpoznać go można po:

• udokumentowanych realizacjach,
• imporcie bezpośrednim, zamiast łańcucha pośredników,
• wieloletniej obecności na rynku,
• sprawdzonych meblach renomowanych europejskich producentów zamiast najtańszych produktów niewiadomego pochodzenia,
• bezpośrednim kontakcie z konkretnym doradcą,
• szybką obsługą rozumiejąca kalendarz branży,
• wiedzy o produktach,
• trafnym doradztwie poparty doświadczeniem.

W lokalu, który gość ocenia wszystkimi zmysłami, meble pracują na markę każdego dnia, dlatego wybór ich dostawcy jest decyzją strategiczną, a nie zwykłym zakupem. Najlepszy test zaczyna się zaś dokładnie tak, jak każda dobra współpraca, czyli od rozmowy. Doradcy Dominova przygotowują indywidualne wyceny dla obiektów gastronomicznych i hotelarskich, udostępniają portfolio realizacji i pomagają dobrać wyposażenie do charakteru oraz budżetu konkretnego lokalu. Między innymi to świadczy o profesjonalizmie i jakości obsługi klienta.

Najbardziej podczas realizacji cieszy nas swobodny kontakt z klientem, kiedy możemy podsyłać pomysły, dzielić się doświadczeniem i widzimy, że klient to docenia i wykorzystuje to w swoim projekcie. Chcemy pokazać klientom nowoczesne trendy wyposażenia restauracji, a końcowy efekt przekłada się na ich realny zysk w biznesie – dodaje Emilian Biendzio.