FIFO (First In First Out) i FEFO (First Expired First Out) to kluczowe zasady zarządzania zapasami w magazynie, które pomagają minimalizować straty i poprawiać efektywność operacyjną w lokalu. Można je stosować zarówno w restauracjach i hotelach, jak i w food truckach czy cateringu.
FIFO polega na tym, by zużywać produkty w takiej kolejności, w jakiej zostały przyjęte do lokalu. Natomiast FEFO to zasada, według której na początku z magazynu są wydawane produkty z najkrótszym terminem przydatności do spożycia. Jest to szczególnie skuteczne w przypadku świeżych produktów, tj. mięso, nabiał czy warzywa. Restauracje mogą wówczas zapewnić najwyższą jakość serwowanych dań, ale też spełniać normy sanitarne i ograniczać ryzyko marnowania składników.
ORGANIZACJA PRZESTRZENI MAGAZYNOWEJ
Produkty na regałach powinny być ułożone w sposób umożliwiający łatwy dostęp do najstarszych partii. Starsze produkty należy umieszczać bliżej strefy kompletacji. Produkty o krótkim terminie ważności trzeba natomiast przechowywać w dedykowanych strefach FEFO.
Każda partia towaru powinna mieć oznaczenie daty przyjęcia oraz terminu ważności. Z kolei strefy składowania znakujemy etykietami z informacją o zasadzie stosowanej w danej sekcji (FIFO/FEFO).
PROCESY OPERACYJNE
W celu dokumentowania kontroli poszczególnych dostaw należy prowadzić „Karty przyjęcia towaru” dla każdej z nich. Za każdym razem powinniśmy sprawdzić dostawę pod względem ilości, jakości oraz ceny. Pozwoli nam to uniknąć pogorszenia jakości naszych potraw w wyniku przyjęcia dostawy surowców niskiej jakości lub przeterminowanych.
Nie zapominajmy o rejestracji w systemie WMS (jeśli jest dostępny) lub na kartach ewidencyjnych, oznakowaniu towaru datą przyjęcia oraz terminem ważności i umieszczeniu w odpowiedniej strefie składowania. Produkty z krótkim terminem ważności muszą być rozlokowane z przodu. Pamiętajmy, że regularne kontrole stanów magazynowych pomogą nam uniknąć przeterminowania produktów.
KONTROLA I AUDYT MAGAZYNU
Regularne inwentaryzacje to nic innego jak cykliczne sprawdzanie zgodności rzeczywistych zapasów z zapisami systemu. Tutaj nieodłącznym pomocnikiem okazują się różnego rodzaje programy komputerowe typu Excel bądź dedykowane programy operacyjne, takie jak GastroPos itp. Aplikacje te ułatwiają organizowanie pracy poprzez wprowadzenie faktur z produktami do magazynu i utworzenie stanu faktycznego. Można to zrobić również za pomocą elektronicznych faktur XML. Stworzenie magazynów ze stanem faktycznym w połączeniu z wprowadzonymi recepturami umożliwia nam w danym momencie obliczenie rentowności poszczególnych pozycji w menu, czyli tzw. food cost, który jest niezbędny do prawidłowego funkcjonowania biznesu i jego kalkulacji. Nie zapominajmy też o identyfikacji przeterminowanych lub nieprawidłowo składowanych produktów.
SZKOLENIA PERSONELU
Pracownicy restauracji powinni znać i stosować zasady FIFO oraz FEFO w codziennej pracy, by wszystko funkcjonowało sprawnie. Najlepsza metoda to nauka na rzeczywistych przykładach, ale również instrukcje wizualne w magazynie. Organizowanie regularnych szkoleń z zakresu optymalizacji procesów magazynowych musi stać się normą.
Istotną kwestię stanowi ponadto monitorowanie procesów, czyli analiza błędów i wprowadzanie usprawnień. Bardzo ważne są także raportowanie strat i optymalizacja rozmieszczenia produktów w magazynie.
PODSUMOWANIE
Stosowanie zasad FIFO i FEFO pozwala na m.in. zmniejszenie strat związanych z przeterminowanym towarem, usprawnienie procesów magazynowych, a jednocześnie zwiększenie efektywności pracy i poprawę organizacji przestrzeni magazynowej. Pamiętajmy, że regularna kontrola i szkolenie personelu to klucz do sukcesu w zarządzaniu magazynem oraz analizy rentowności naszego biznesu.
MICHAŁ WAWRO
Szef kuchni
Hotel Country Club Żywiec
Trener kulinarny
Euro-Toques Polska
Właściciel Gastrobanda.com
Oprac. red.
