Struktura, standardy, procedury, organizacja – jakże profesjonalne są to słowa. Często używane, aby podkreślić, iż mówimy mądrze i znamy się na swojej pracy. Pozwolę sobie tym razem skupić się nad słowem struktura, oczywiście pod kątem zatrudnienia w restauracji: kto, co ma robić, czym się zajmować i jak rozłożyć pracę.
Restauracja w niczym nie różni się od jakiejkolwiek innej firmy. Do jej funkcjonowania potrzebujemy osoby zarządzające, osoby zajmujące się sprzedażą, osoby zajmujące się produkcją czy zaopatrzeniem. W naszym przypadku produkcja to przygotowanie potraw czyli kuchnia i bar, sprzedaż to sala czyli kelnerzy i marketing, jednocześnie kelnerzy stanowią część produkcji. Jest to rzecz oczywista, lecz od tego rozpocznę.
Serwis dostosowany do liczby gości
Najlepszym serwisem jest oczywiście jeden na jeden lub jeden na trzy, czyli każdy gość ma swojego kucharza i kelnera lub jeden zespół obsługuje trzech gości, jednak to rozwiązanie jest ze względu na cenę bardzo rzadko stosowane. Nie istnieje coś takiego jak dokładne ustalenie, ilu osób potrzebujemy, aby szeroko rozumiany serwis był dobrze dobrany do konkretnego miejsca. Tym bardziej, że w naszym kraju nie ma żadnej oficjalnej kategoryzacji restauracji. Prywatnie szkoda, gdyż pod tym słowem może kryć się dosłownie wszystko. Od fast foodów po najlepszą kuchnię i obsługę na jaką możemy sobie pozwolić. Działa to trochę na wyczucie. Spotkałem się jednak kilkukrotnie w swojej karierze zawodowej z czymś takim jak porównanie restauracji do hoteli. Hotele posiadają jasny podział, po prostu kategoryzację czyli gwiazdki. Jest to zdecydowanie łatwiejsze, klient od razu wie czego ma się spodziewać.
Przenosząc gwiazdki na restaurację możemy stworzyć trochę sztuczne założenie, które często się sprawdza. Mianowicie na pięć gwiazdek potrzebujemy jednego pracownika sali i jednego pracownika kuchni na obsłużenie ośmiu osób. Jest to jeden stół okrągły lub dwa stoliki czteroosobowe w przypadku serwisu ala carte. W przypadku imprez zasiadanych czy bankietów stojących działa to dokładnie tak samo.
Cztery gwiazdki to dwanaście osób na jednego pracownika kuchni i jednego pracownika sali czyli odpowiednio jeden stół bankietow dwunastoosobowy lub półtora stołu ośmioosobowego lub trzy stoliki czteroosobowe. Trzy gwiazdki to szesnastu gości na jednego pracownika sali i jednego pracownika kuchni. Czyli dwa stoły po osiem osób, lub cztery stoły czteroosobowe.
Personel to każdy z pracowników
Proszę wziąć pod uwagę, że przez pracownika kuchni nie mam na myśli tylko i wyłącznie kucharzy, gdyż byłoby ich zbyt dużo. Rozumiem przez to osobę kierującą zmianą, którą jest Szef kuchni lub kucharz zmianowy, kucharze odpowiedzialni za konkretne działy /wydawka, zimne i ciepłe stanowiska, ryby, mięsa, sałatki, makarony, desery/ w zależności od restauracji i jej specyfiki podział ten będzie różny. W kolejności są to pomoce kuchenne oraz zmywak. W ten sposób okazuje się iż, przytoczone powyżej ilości już nie są aż tak duże jakby mogły się wydawać na początku.
Podobnie jest na sali, przez pracownika sali nie kojarzę tylko kelnera. Są wliczenia tam również barmani, pomoce, osoby odpowiedzialne za czystość w lokalu itp. Proszę również wziąć pod uwagę natężenie liczby gości – każda restauracja w ciągu dnia działa jak sinusoida czyli pora poranna – śniadanie – większa liczba gości, więcej pracowników, koniec śniadania – martwy czas, mniejsza liczba. Lunch i kolacja również rządzą się tymi samymi prawami. Daleki jestem od stwierdzenia, że w trakcie dnia o każdej godzinie musi być taka sama ilość personelu, bo byłoby to błędem. Nie możemy założyć, że jeżeli mamy restaurację na poziomie czterech gwiazdek a miejsc jest 120 to od rana do nocy ma tam być 20 osób na zmianie, bo nie wytrzymamy finansowo. Różne obłożenie determinuje ilość pracowników.
Zarządzanie obiektem
Powyżej mamy opisaną produkcję. Przechodząc dalej skupmy się na zarządzaniu obiektem. W restauracji będą to minimum dwie osoby. Manager, który może być jednocześnie właścicielem. Nie proponuję takiego rozwiązania, bo nie wyjdziecie Państwo z pracy i nie skupicie się na rozbudowaniu firmy. W początkowej fazie rozwoju biznesu jest wskazane, aby własnoręcznie dopilnować tego działu, lecz w pewnym momencie trzeba dać mu samodzielnie funkcjonować. Inaczej będzie po prostu ciężko. Moja propozycja jest następująca, gdy tylko zobaczycie, że Wasz obiekt dobrze funkcjonuje zatrudnijcie osobę do jego prowadzenia.
Będzie to pozornie droższe rozwiązanie lecz da Wam częściowo więcej czasu, a tym samym lepiej pokierujecie i rozbudujecie firmę.
Manager może przyjąć różne formy ingerencji w restaurację. Może być to osoba odpowiedzialna za całość działań, wówczas jest ponad Szefem kuchni, zajmuje się planami rozwojowymi, marketingiem, strategią i polityką firmy, wówczas jest prawdopodobnie wspomnianym powyżej właścicielem lub spełnia funkcję Dyrektora. Częste nazwy z którymi się spotkamy to GM – General Manager – jest to jedna osoba na obiekt. Taki człowiek prawdopodobnie ma również swoich zastępców czyli managerów odpowiedzialnych za poszczególne działy w firmie lub zmiany pracy. Uzależnione jest to od wielkości obiektu.
W najmniejszych obiektach funkcjonuje określenie Manager, którym określa się bardziej doświadczonego kelnera, który tak naprawdę zajmuje się dopilnowaniem sali, czyli jest kierownikiem sali. W tym przypadku słowo to jest używane głównie chyba po to, aby dana osoba poczuła się lepiej, gdyż w takich przypadkach oprócz pracy na sali składa zamówienia np. na napoje, kawę itp., przyjmuje rezerwację i w większości przypadków tyle. Z zarządzaniem nie ma to najczęściej nic wspólnego. Po prostu kierownik sali lub starszy kelner.
Szanuj pracownika
Samo słowo manager, możemy śmiało zamienić na polski odpowiednik po prostu kierownik, dyrektor. Powoli przechodzi moda na anglojęzyczne określenia i chyba w tą stronę powinniśmy pójść. Zaznaczmy również, zakres obowiązków: kto czym się zajmuje i w miarę możliwości dopasujmy ilość owych managerów do wielkości obiektu, aby nie była to jedna osoba pracująca po trzysta i więcej godzin w miesiącu, stale pod telefonem, bo to nikomu na dobre nie wyjdzie.
Wszystko oczywiście uzależnione jest od możliwości finansowych i tego nie da się ukryć. Proszę pamiętać, iż w każdym obiekcie możemy zorganizować pracę tak, aby była ona sprawna. Musimy każdorazowo określić kto i za co jest odpowiedzialny.
Mamy za sobą produkcję, zarządzanie a co ze sprzedażą, marketingiem? Tutaj musi być ktoś, kto jest odpowiedzialny za tę część działań. Może być to w zakresie obowiązków jednego z kierowników, managerów, może również pojawić się specjalistyczna komórka w firmie odpowiedzialna za takie działania lub forma zlecenia tych działań na zewnątrz. Ponownie całość uzależniona jest od wielkości obiektu, lecz proszę nie zapominać o tych działaniach. Musi być ktoś, kto fizycznie jest odpowiedzialny za stworzenie planów sprzedażowych, strategii działania i wprowadzenia jej w życie.
Zaopatrzenie? W dużym hotelu prawdopodobnie będzie to osobne stanowisko, w małej restauracji złoży je samodzielnie Szef kuchni, Szef sali. Dobrą praktyką jest jednak, aby zamówienia składały inne osoby niż te, które bezpośrednio korzystają z produktu czy surowca. Jest to forma wewnętrznej kontroli finansowej i jakościowej zatowarowania.
Mam nadzieję, iż w tych kilku słowach przybliżyłem Państwu problem związany z organizacją pracy w restauracji. Na koniec proszę pamiętać o tym jak ważne jest zbudowanie stałego, dobrze wyszkolonego zespołu. Proszę odpowiednio dobrać formę motywacji do pracy i ludzi, z których pozyskaniem tak ciężko ostatnimi czasy. Motywacja to nie tylko odpowiednie wynagrodzenie, umowy i inne formalne kwestie, to podejście do pracownika, znający się zespół i inne bardzo ważne czynniki. Tym razem jako przedsiębiorca pozwolę sobie na taką uwagę.
Autor: Szymon Kohut, pomysłodawca, założyciel i właściciel Krakowskiej Szkoły Restauratorów
Fot. Shutterstock
