Każdy z nas wie, czym jest „tajemnica”, większość słyszała także o tzw. „tajemnicy przedsiębiorstwa”. Zaskakujące jest więc to, że nie wszyscy restauratorzy podejmują działania w celu ochrony tego szczególnego rodzaju tajemnicy.
Najsłynniejszą chyba tajemnicą przedsiębiorstwa z branży restauracyjnej jest receptura coca-coli. Czy jednak tajemnica ta w świecie gastronomii obejmuje jedynie wybitne receptury? Czym właściwie jest „tajemnica przedsiębiorstwa”? Pod pojęciem tym kryją się informacje: techniczne, technologiczne lub organizacyjne przedsiębiorstwa, a także inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które w całości lub w specyficznym zestawieniu czy zbiorze nie są powszechnie znane osobom z branży albo też nie są łatwo dostępne dla takich osób.Lista jest otwarta i mogą to być także inne dane. Aby powyższe informacje zyskały miano tajemnicy przedsiębiorstwa konieczne jest dodatkowo podjęcie przez uprawnionego do ich wykorzystania działania w celu utrzymania ich w poufności.
Jak wynika z powyższego: tajemnicą przedsiębiorstwa są tylko informacje. Nie istnieją specjalne wymogi, co do formy ich utrwalenia. Informacje te mogą być zapisane na nośniku danych, ale mogą być równie dobrze jedynie zapamiętane. Co ważne, tajemnica przedsiębiorstwa trwa bezterminowo do momentu, w którym informacja przestanie być poufna – zostanie ujawniona – albo przestanie mieć dla przedsiębiorcy znaczenie gospodarcze. Restauracje posiadają szeroki wachlarz informacji, które mogą być uznane za tajemnicę przedsiębiorstwa, poczynając od danych dostawców, używanych produktów i ich pochodzenia, list klientów, receptur, a na umowach z pracownikami i współpracownikami oraz danych marketingowych i rozwojowych kończąc. Krótko mówiąc, będą to wszelkie dane, które nie są powszechnie dostępne dla konkurencji i konsumentów oraz dane, które restaurator chcąc chronić objął działaniami prowadzącymi do utrzymania ich w poufności.
UMOWA O ZACHOWANIU POUFNOŚCI
Aby tajemnica przedsiębiorstwa była należycie chroniona, restauratorzy nie powinni zapominać o zawieraniu umów o zachowaniu poufności. Jest to podstawowe narzędzie służące do ochrony tego rodzaju tajemnicy w restauracji i w innych przedsiębiorstwach. Pozwoli na wyeliminowanie zagrożenia ze strony pracowników czy kontrahentów. Pracownicy na mocy przepisów prawa pracy zobowiązani są do zachowania poufności i nieujawniania informacji istotnych dla pracodawcy. Za naruszenie tego obowiązku można zwolnić pracownika (również dyscyplinarnie w przypadku rażącego i celowego naruszenia tajemnicy) oraz dochodzić od niego odpowiedzialności finansowej.
UMOWA CYWILNOPRAWNA
Jak wiadomo jednak, w branży gastronomicznej znacznie popularniejsze jest zawieranie umów cywilnoprawnych (w szczególności umów o świadczenie usług, umów zlecenie czy umów o dzieło). Umowy te, w przeciwieństwie do umowy o pracę, nie są wyposażone w mechanizmy zobowiązujące do zachowania poufności. W tym przypadku niezbędne jest właśnie zawarcie w umowie dodatkowej klauzuli o zachowaniu poufności lub odrębnej umowy. Jest to pewien dodatkowy element łączącego strony stosunku prawnego. Takie umowy lub klauzule nazywane są skrótowo NDA lub CDA od angielskich nazw non-disclosure agreement oraz confidential disclosure agreement.
KARA UMOWNA
Umowa o zachowaniu poufności może być odrębnym dokumentem lub stanowić część innej umowy. To tutaj ustalany jest precyzyjny zakres chronionych informacji oraz sposób postępowania z tego rodzaju danymi. To właśnie ich będzie dotyczyć ochrona, więc należy wykazać się tutaj przewidywalnością i zapobiegawczością. Obowiązkowym elementem tej umowy jest również określenie kary umownej za nieuprawnione ujawnienie tajemnicy oraz zastrzeżenie o możliwości dochodzenia kwot wyższych od kary umownej. Kara umowna pozwoli na szybkie zaspokojenie poniesionej w wyniku ujawnienia tajemnicy szkody. Obowiązek zapłaty kary umownej wynika bowiem z samego tylko faktu naruszenia tajemnicy, bez konieczności wykazywania szkody czy jej wysokości. Umowa o zachowaniu poufności pozwoli także na uregulowanie zasad postępowania z danymi zawierającymi tajemnicę przedsiębiorstwa zarówno w trakcie, jak i po ustaniu współpracy. Umowa pozwala na wprowadzenie przykładowo: obowiązku wprowadzania haseł dostępu do urządzeń zawierających pliki z takimi danymi czy ograniczenia dostępu do tych danych i odpowiedniego zabezpieczenia, przechowywania i niszczenia dokumentów. Umowa o zachowaniu poufności jest narzędziem służącym przede wszystkim do zapobiegania ujawnienia tajemnicy restauracji. Kary umowne wiążące się ze sporym obciążeniem finansowym przeważnie skutecznie odstraszają od podejmowania działań niepożądanych względem restauratora. Umowa o zachowaniu poufności zawsze jest indywidualnie dopasowywana do profilu działalności restauratora oraz współpracownika.
ZAKAZ KONKURENCJI
Co jeszcze obok umowy o zachowaniu poufności może ochronić tajemnicę przedsiębiorstwa? Takim narzędziem może okazać się zakaz konkurencji. Obowiązek zachowania poufności i zakaz konkurencji to dwie odrębne instytucje i jedna nie wyklucza drugiej. Zakaz konkurencji polega na zobowiązaniu pracownika do powstrzymania się przed podjęciem działalności konkurencyjnej wobec restauratora. Tym samym, chronimy cenne dla nas informacje przed wykorzystaniem ich przez inny podmiot. Zakaz konkurencji może obowiązywać w czasie trwania umowy o pracę, jak i po jej zakończeniu w zamian za określone odszkodowanie. Musi być koniecznie zawarty na piśmie i dokładnie wskazywać, jakiego rodzaju działalności dotyczy. Za naruszenie tego zakazu również powinniśmy zastrzec odpowiednio wysokie kary umowne. Ochronę tajemnicy restauracji zapewniają więc przede wszystkim odpowiednio przygotowane i dopasowane do danego podmiotu umowy. To one chronią przed negatywnymi konsekwencjami działania nieuczciwych kontrahentów, konkurencji czy pracowników. Nie warto więc zapominać o zawieraniu tych umów ani też wykorzystywać w tym celu funkcjonujących w sieci ogólnych wzorów.
EDYTA DUCHNOWSKA
radca prawny
Kancelaria Radcy Prawnego Edyta Duchnowska
Izabela Wardaszko
aplikant radcowski
