Wprowadzenie w lokalu monitoringu wizyjnego nigdy jeszcze nie było tańsze ani łatwiejsze. Na jego stosowanie decydują się przedsiębiorcy z przeróżnych branż a restauratorzy nie są wyjątkiem. Jest to bardzo praktyczny sposób zabezpieczenia jednocześnie interesów przedsiębiorcy i klienta. Na zapis z monitoringu możemy powołać w przypadku sytuacji nagłych, nieprzyjemnych albo niestandardowych. Wprowadzenie monitoringu związane jest jednak z szeregiem obowiązków i ograniczeń o czym nie każdy restaurator pamięta. Bardzo często jego używanie a także nadużywanie usprawiedliwiane jest kwestiami bezpieczeństwa. Zapomina się przy tym o kwestiach dotyczących przetwarzania danych osobowych i praw pracowniczych.
Pojęcie danych osobowych
Jeżeli w twojej restauracji aktywnie działa monitoring wizyjny to pozyskujesz jednocześnie dane osobowe każdej osoby, która widnieje na nagraniu – pracowników jak i gości lokalu. Obecnie stosowana definicja danych osobowych pochodzi z popularnego RODO czyli ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
Zgodnie z nią są to wszelkie informacje o osobie fizycznej zidentyfikowanej, ale też możliwej do zidentyfikowania – także pośrednio, w szczególności na podstawie imienia, nazwiska, numeru, danych o lokalizacji, identyfikatora, cech określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby.
Definicja jest bardzo pojemna i często dopiero pełen kontekst sytuacyjny pozwoli jednoznacznie stwierdzić czy mamy do czynienia z danymi osobowymi czy też nie.
Monitoring a dane osobowe gości
Nie możemy więc z góry przesądzić czy zapis monitoringu utrwalający wizerunek klientów jest zawsze przetwarzaniem danych osobowych. W praktyce może dojść do sytuacji, że monitoring nie pozwoli nam zidentyfikować nagranej osoby. Będą to jednak bardzo wyjątkowe przypadki i generalnie prowadzenie monitoringu będzie równoznaczne z przetwarzaniem danych osobowych.
Podstawowym obowiązkiem restauratora jest poinformowanie gości o fakcie przetwarzania ich danych osobowych oraz prawach i obowiązkach z tym związanych. Jest to tzw. obowiązek informacyjny. Aby go wypełnić musisz w dowolny sposób poinformować klientów m.in. o tym kto jest administratorem danych osobowych, w jaki sposób można się z nim skontaktować, na jakiej podstawie przetwarzane są dane gości oraz w jakim celu. Gości powinieneś także zapoznać np. z prawem do wniesienia skargi.
Najpopularniejszą formą poinformowania gości jest wywieszenie klauzuli informacyjnej w widocznym miejscu albo udostępnienie jej przy kasie lub barze. Dodatkowo na terenie lokalu w miejscach objętych monitoringiem powinniśmy obszar ten oznaczyć, np. za pomocą tabliczek z napisem „obiekt monitorowany”.
Monitoring w restauracji a dane osobowe pracowników
Musisz pamiętać o tym, że wprowadzenie w lokalu monitoringu w sposób nieunikniony doprowadzi także do nagrywania kolejnej grupy osób – twoich pracowników. Polskie prawo przez wiele lat nie odnosiło się do problemu bezpośrednio ale jedna z ostatnich nowelizacji kodeksu pracy zmieniła to.
Monitoring w odniesieniu do pracowników może być prowadzony tylko w ściśle określonych celach a ty jako pracodawca musisz mieć na uwadze ich prawo do prywatności. Dopuszczalnym celem nagrywania pracowników jest zapewnienie pracownikom bezpieczeństwa, ochrony mienia lub kontroli produkcji oraz zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić ciebie na szkodę. Ponieważ są to jedyne sytuacje przewidziane w kodeksie oznacza to, że monitoring nie może być stosowany w żadnym wypadku do kontroli pracowników.
Nie jest więc dozwolone stosowanie monitoringu do obserwacji tego w jaki sposób pracownicy wykonują swoje obowiązki czy np. mierzenie długości przerw.
Wymagania dotyczące monitoringu
Monitoring nie może być prowadzony w pomieszczeniach sanitarnych, łazienkach, szatniach, stołówkach, palarni oraz w pomieszczeniach udostępnionych organizacji związkowej. Jeżeli z uzasadnionego powodu monitoring w tych miejscach jest konieczny, to pracodawca ma obowiązek zadbać, by nie naruszało to godności i innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych – np. stosując cenzurę nagrań.
Należy podkreślić, że prowadzenie nagrywania w tych miejscach wymaga wyjątkowego powodu, opartego np. na realnym zagrożeniu bezpieczeństwa pracowników i jest to bardzo wąsko pojmowany wyjątek.
Nagrania zawierające wizerunek pracowników przechowywać można do trzech miesięcy. Potem należy je usunąć, chyba, że są lub mogą być dowodem w postępowaniu prowadzonym przez sąd, prokuraturę, organ porządkowy lub organ administracji.
Jako Pracodawca masz obowiązek poinformowania pracowników o prowadzonym monitoringu a także o jego celach i zakresie. Musisz zrobić to w terminie 2 tygodni przed uruchomieniem monitoringu, a jeżeli funkcjonuje on w momencie zatrudnienia – niezwłocznie. Informację możesz zawrzeć w regulaminie, układzie zbiorowym pracy, obwieszczeniu czy nawet w załączniku do umowy o pracę. Wobec pracowników także należy spełnić pełen obowiązek informacji a pomieszczenia objęte monitoringiem stosownie oznaczyć.
Jeżeli system monitoringu nie jest obsługiwany przez restauratora osobiście, i robi to jeden z pracowników, trzeba pamiętać aby nadać mu odpowiednie upoważnienie do przetwarzania danych osobowych. Musi ono precyzować konkretne czynności wykonywane przez pracownika, np. przeglądanie, usuwanie, udostępnianie, edycja nagrań.
EDYTA DUCHNOWSKA
radca prawny
Kancelaria Radcy Prawnego Edyta Duchnowska
www.duchnowska.pl
www.prawowrestauracji.pl
Kacper Sołtykiewicz
Aplikant radcowski
fot. pixabay.com.pl
