Ważne jest, aby podczas takich spotkań ustalić dokładnie wszystkie szczegóły dotyczące planowanego przyjęcia. Przez lata pracy poznawałem różne szkoły jak należy przeprowadzać takie rozmowy, aż w końcu wypracowałem swój standard i opracowałem pewien schemat w postaci tabeli, którą traktuje jako załącznik do umowy. Klient ma dokładnie „na piśmie” wszystkie ustalenia dotyczące przyjęcia. Każdy zleceniodawca chce, by jego impreza była wyjątkowa, aby jego goście dobrze się bawili i mieli miłe wspomnienia. Dlatego też podczas takich rozmów należy zadbać o wszystkie, nawet te najdrobniejsze detale dotyczące przyjęcia. Po ustaleniu wszystkich szczegółów sporządzamy tzw. „rozpiskę” czyli agendę, w której wszystko będzie rozpisane, np.: osoby odpowiedzialne, liczba gości, menu, układ stołów, godziny etc. Ważne jest, aby taka rozpiska pojawiła się odpowiednio wcześniej, w poszczególnych działach. Dobrze sporządzona agenda przyjęcia jest świetnym narzędziem do tego, aby w odpowiednich ilościach zamówić towar i z odpowiednim wyprzedzeniem, sprawdzić ilość i jakość sprzętu. No i oczywiście na jej podstawie ustalić odpowiednią liczbę personelu do obsługi, jak również dobrze przeprowadzić odprawę pracowniczą z personelem.
Odprawa pracownicza to jedna z kluczowych kwestii, w organizacji imprez okolicznościowych. Najważniejsze, aby nie była zbyt długa, max. 15 min. W tym czasie powinniśmy przekazać najważniejsze informacje. Można również na taką odprawę zaprosić szefa kuchni, który przedstawi szczegółowo menu. Kelnerzy muszą bowiem wiedzieć co podają, gdyż goście podczas obsługi zadają bardzo różne pytania. Bardzo ważne jest, aby podczas takiej odprawy przydzielić każdemu z pracowników zadania, za które będzie odpowiedzialny, w fazie przygotowywań, i oczywiście przydzielić obowiązki w trakcie trwania imprezy.
PIERWSZE WRAŻENIE
Pamiętajmy, że pierwsze wrażenie jest bardzo ważne. Stąd trzeba zadbać o takie elementy jak odpowiednie przygotowanie sali, oczywiście zgodne z życzeniam zleceniodawcy, np. kolorystyka, elementy florystyczne, nakrycie stołów, odpowiednie ułożenie i wyeksponowanie bufetów. Bufety powinny być tak ułożone, żeby był do nich łatwy dostęp. Jeżeli jest bardzo duża liczba gości to rozłożone w kilku miejscach, tak aby nie tworzyły się długie kolejki. Pamiętajmy również o strojach naszego personelu. Tradycyjny strój kelnerski powinien być stonowany i klasyczny – obsługa ma za zadanie przyciągać uwagę swoją elegancją i urokiem osobistym. Przy imprezach na wysokim poziomie, takie elementy jak zapaska raczej powinny zniknąć.
SERWIS KELNERSKI
Kolejnym elementem jest serwis kelnerski, który powinien być wykwalifikowany. Chodzi przede wszystkim o sprawność i czas. Zacznijmy od serwisu wody lub wina do stołu dla każdego gościa indywidualnie. Często podczas niektórych kolacji wino jest inne do każdego dania. Będąc na pewnym przyjęciu w Château Mouton Rothschild do każdej potrawy zostało podane odpowiednie wino (przystawka, danie główne, sery, czy deser), a na koniec posiłku oczywiście regionalne destylaty w formie digestifu. Indywidualnie do każdego stołu kelner podjeżdżał eleganckim wózkiem, na którym miał różne destylaty. Ale takie przyjęcia obsługujemy również w naszym kraju. Bywa, że wówczas pojawia się sommelier i wina są świetnie dobrane do serwowanych potraw.
Następna ważna kwestia to czas, w którym zostanie podany posiłek. Należy zwrócić uwagę na odpowiednią komunikację personelu kelnerskiego z personelem kuchni. Jeżeli dysponujemy zgranym i wykwalifikowanym zespołem można wprowadzić elementy serwisu synchronicznego, tak aby goście siedzący przy jednym stole dostali potrawy w tym samym momencie. W restauracjach spotykamy elementy różnych serwisów stosowanych w gastronomii np.
• serwis francuski, gdzie kelner stosując metodę pełną, z lewej strony serwuje danie z półmiska na talerz gościa,
• serwis angielski, w którym obsługa (często są to kucharze) np. tranżeruje mięso na wózku kelnerskim na sali, i nakłada na talerze, a następnie kelnerzy podają do stołu oczywiście wszystko odbywa się w obecności gości
• serwis niemiecki, który inaczej jest nazywany serwisem talerzowym, gdzie goście dostają już wyporcjowane danie na talerzu i odbywa się z prawej strony,
• serwis rosyjski inaczej biesiadny, który jest raczej serwisem stosowanym przy rodzinnych przyjęciach, gdzie wszystkie potrawy znajdują się na półmiskach, a goście sami się częstują.
Tego typu serwisy warto ustalić wcześniej ze zleceniodawcą, tak aby uniknąć różnego rodzaju nieporozumień. Uwagę należy również zwrócić podczas zbierania brudnej zastawy stołowej. Oczywiście takie przyzwyczajenia, jak zrzucanie resztek z jednego talerza na drugi za plecami gościa, czy ewentualnie noszenie zbyt dużej liczby talerzy, nie należą już do poprawnych form obsługi. Natomiast zbieranie brudnych naczyń powinno nastąpić, jak wszyscy skończą jeść przy danym stole. A gdy nie jesteśmy pewni, czy gość skończył, lepiej wtedy zapytać, czy można zabrać talerz. Do istotnych kwestii należy zaliczyć również serwis kawy i herbaty. Wydaje się, że jest to nic szczególnego, ale trzeba to też dokładnie ustalić, czy kawa i herbata będzie w formie bufetu, czy podawana indywidualnie do stołu. Czasami można spotkać sytuacje, gdzie gość zamawia kawę lub herbatę, a jest informowany przez kelnera, że znajduje się ona w bufecie. Wiem dokładnie, że jest to dla obsługi udogodnieniem, ale weźmy pod uwagę, że nie wszyscy wiedzą co to jest bufet, i jak z niego korzystać. Szczególnie osoby starsze, które albo nie wiedzą albo po prostu się krępują.
trener sztuki restauracyjnej
Krakowska Szkoła Restauratorów
