Analiza finansowa jest jednym z głównych narzędzi działania i rozwoju przedsiębiorstw. W wielu przypadkach opiera się nie tylko na samych cyfrach, ale planie i celach, które tworzy dyrektor obiektu wraz z pionem managerów poszczególnych obszarów branży gastronomicznej.
Nie wystarczy tylko zaplanować rok przychodowy, koszty i cele. Należy wyjść poza strefę komfortu i poszerzyć wiedzę o inne aspekty potrzebne do bardziej precyzyjnej analizy. To oczywiście zadanie dla top managementu, który w razie błędów będzie potrafił zachować czujność i wdrożyć nową strategię.
Jest wiele składowych algorytmów, które trzeba przewidzieć w 2022-2023 r. i kolejnych latach, by zachować równowagę pomiędzy analizą a wizją, mając na uwadze głównie rynek polskiej gastronomii. Dlaczego? Dlatego, że różni się on bardzo od tego, jaki funkcjonuje u naszych sąsiadów zza granicy.
Na różnice składają się: tradycja, przyzwyczajenia, trendy i koszty w różnych płaszczyznach biznesu gastronomicznego od wesel po rezerwacje indywidualne i kontrakty B2B.
BIZNES WESELNY, IMPREZY RODZINNE…
Polecam skupić się na przyjęciach weselnych. Ze względu na swoją tradycję i zwyczaj rezerwacji terminów z dużym wyprzedzeniem w ich przypadku najbardziej jesteśmy narażeni na niedoszacowania kosztów.
Obecnie polskie wesela nie trwają już jak dawniej kilka dni, a najczęściej kończą się na jednym, wystawnym przyjęciu. Jednak narzeczeni już 2-3 lata wcześniej szukają miejsca na tę wyjątkową uroczystość i z wyprzedzeniem rezerwują termin.
Rezerwacja tak odległego terminu to wielkie wyzwanie dla branży gastronomicznej, która musi rozważyć, jak skonstruować strategię cenową, żeby nie stracić.
Jeszcze kilka lat temu wystarczyło rok do roku podwyższyć sprzedaż oferty o 5-10 %. Obecnie zalewają nas, spowodowane epidemią SARSCoV-2 i światowym kryzysem energetycznym, gigantyczne podwyżki cen prądu i gazu, paliwa i produktów. Przedsiębiorcom we znaki daje się także coroczny wzrost najniższej płacy krajowej. Jednak w naszej branży największy udział w kosztach uzyskania przychodów stanowi surowiec i wydatki działu HR.
Inflacja odbije się więc nie tylko na końcowych cenach dla gości, ale również może zapoczątkować nowy trend w organizacji takich eventów, jak wesele.
Wszystkie wspomniane składowe bardzo mocno wpłyną na rentowność ofert sprzedawanych z dużym wyprzedzeniem, szczególnie tych, z których wycofać się już nie możemy. Wesela, komunie czy firmowe gale potwierdzane zaliczką rok, dwa i trzy lata do przodu mogą przysporzyć trudności, a także zmienić biznesowe nastawienie gości.
JAK TO WPŁYNIE NA BIZNES?
W Polsce przyjęło się, że wesela organizowane są na 100-180 i więcej osób. W innych krajach tendencja ta ulega spadkowi. Norwegowie czy Szkoci organizują przyjęcia na 40-80 osób, co znacznie zmniejsza wkład finansowy w takie wydarzenia. Natomiast Amerykanie coraz częściej wykorzystują własne domy i ogrody na tego typu przyjęcia.
W Polsce zdarza się, że rezerwacje realizowane są w tym samym roku, co wydarzenie, a to z kolei wpływa na świadomość kosztów. Jednak i tak nie pozwala zapełnić wszystkich wolnych weekendów. Jesteśmy więc zmuszeni do tworzenia promocji marketingowych i obniżenia cen.
OFERTA TERMINOWA
Jak zatem podejść do kalkulacji oferty sprzedażowej, by nie stracić? Umowa powinna zawierać zapis, że cena może wzrosnąć o 10-15 % poza standardowym, cyklicznie rocznym wzrostem.
Kolejny element to tzw. oferta terminowa, czyli wycena usługi, której realizacja ma nastąpić w określonym czasie. Nasza oferta cenowa jest ważna do konkretnej daty. Do takich działań zmusza nas rynek. Ale dzięki temu firmy funkcjonują i udaje się im realizować taki sam stosunek założonych kosztów do przychodu.
ŚWIADOMY WYBÓR = ŚWIADOMY GOŚĆ
Kolejna uwaga dotyczy wysyłania ofert lokalu. Nie możemy przesyłać ich do firm czy prywatnych osób, dopisując „w załączniku aktualna oferta na rok 2022”. Większość osób do niego nie zajrzy. Takie działania doprowadzają do utraty marży i rentowności biznesu.
Nie możemy też obawiać się dokonywania zmian w cennikach kwartalnie czy półrocznie. Utarło się, że goście muszą mieć pewność ceny. To założenie sprzeczne z tym, co dzieje się na rynku w innych branżach, które zachowując czujność dokonują zmian w cenach swoich produktów nawet z miesiąca na miesiąc.
TOP MANAGEMENT I SZKOLENIA
Samo ofertowanie i sprzedaż czy budowanie cenników nie wystarczą do prowadzenia działalności.
Bardzo ważna jest analiza i trzymanie ręki na pulsie. Warto przeanalizować temat, czy rynek przyjęć rodzinnych przeżyje swojego rodzaju ewolucję: wesela będą rezerwowane tego samego roku, spadnie średnia liczba gości, tylko nieliczni rezerwować będą odległe terminy i przyjęcia bez względu na koszty.
Średnio koszt za przyjęcie weselne rok do roku zwiększa się do min. 280-315 zł za standardową wersję, a dodatkowo r/r rosną koszty alkoholu (20 % porównując 2020 i zbliżający się 2022 rok), przy czym nie można zapominać o usługach poza obiektem.
RESTAURACJA I WZROST CEN
Dobrze skonstruowane menu, tak samo jak oferty weselne, musi być analizowane na bieżąco. Trzeba też zachować równowagę marżową, w karcie dań ulokować pozycje wysokomarżowe własnej produkcji. Każdy szef kuchni chciałby w menu mieć dobrej jakości wołowinę, ekologiczne warzywa i ryby kupione na targu. To możliwe, ale tylko w przypadku, kiedy mamy nad tym stuprocentową kontrolę i reagujemy na zmianę cen. Warto przy tym wypracowywać z dostawcami gwarancję cenową na rok. Pamiętajmy przy tym, że także procesy technologiczne oraz obróbka i przygotowanie dań mają duże znaczenie. Co z tego, że dysponujemy produktem w dobrej cenie, skoro przygotowanie podstawowych elementów do karty menu będzie kosztować pracę jednego człowieka przez kilka godzin? Nie odbije się to na wskaźniku FC %, ale na pewno na kosztach działu przy podsumowaniu miesiąca.
JAK UCHRONIĆ SIĘ PRZED INFLACJĄ?
Jest kilka sposobów na zminimalizowanie negatywnych skutków obecnej sytuacji:
• bieżąca analiza cen, korekty cenników;
• ofertowanie terminowe;
• korzystnie skonstruowana umowa;
• oszczędność energii – zielona energia;
• dobrze dobrane menu z produktów tańszych, sezonowych;
• spotkania top management – cykliczne odprawy i tematy do dyskusji.
Tylko wówczas, gdy te zasady staną się standardem stworzą całkowicie nową politykę zarządzania biznesem gastronomicznym.
MARCIN BIELEC
Szef Kuchni
Z-ca Dyrektora Gastronomii
Hotel Jakubus
Twórca projektu Wild&Root Food
Oprac. red.
