Kontrola z Państwowej Inspekcji Pracy może dotyczyć każdego przedsiębiorcy zatrudniającego pracowników. Aby wizyta inspektora Państwowej Inspekcji Pracy nie budziła niepokoju, warto jest wiedzieć z czym możemy mieć w takiej sytuacji do czynienia.
Kontrole z Państwowej Inspekcji Pracy (dalej jako: PIP) mogą być niezapowiedziane, co więcej, obowiązujące przepisy przyznają inspektorom prawo do przeprowadzania kontroli o każdej porze dnia i nocy. Co do zasady o kontroli zawiadamia się z wyprzedzeniem, jednak pracodawca nie jest informowany o planowanej kontroli, w przypadku, gdy zachodzi podejrzenie, że taka informacja będzie miała wpływ na wynik kontroli.
Działania kontrolne przeprowadza się bezpośrednio w siedzibie kontrolowanego lub siedzibie PIP, ale także w innych miejscach, w których np. przechowywane są dokumenty finansowe i kadrowe. Inspektor ma obowiązek okazać legitymację służbową oraz stosowne upoważnienie do przeprowadzenia kontroli. Należy sprawdzić, czy upoważnienie zawiera wszystkie dane: podstawę prawną przeprowadzania kontroli; oznaczenie organu kontroli, imię i nazwisko; stanowisko służbowe kontrolującego; numer legitymacji służbowej; określenie zakresu przedmiotowego kontroli; oznaczenie podmiotu objętego kontrolą; wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia kontroli oraz podpis osoby udzielającej upoważnienia, pouczenie kontrolowanego o prawach i obowiązkach i datę i miejsce wystawienia upoważnienia. Kontrolę z PIP wpisuje się w książce kontroli.
Inspektor PIP podczas przeprowadzania kontroli ma prawo m.in. do:
• swobodnego wstępu na teren oraz do obiektów i pomieszczeń podmiotu kontrolowanego;
• przeprowadzania oględzin obiektów, stanowisk pracy, maszyn i urządzeń oraz przebiegu pracy, w tym do ich utrwalania;
• żądania od pracodawcy i wszystkich osób zatrudnionych (bez względu na podstawę zatrudnienia) informacji w sprawach objętych kontrolą;
• żądania przedłożenia akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez wszystkie osoby zatrudnione;
• zapoznania się z decyzjami wydanymi przez inne organy kontroli i nadzoru nad warunkami pracy oraz ich realizacją;
• wykonywania niezbędnych dla celów kontroli odpisów lub wyciągów z dokumentów oraz zestawień i obliczeń sporządzonych na podstawie dokumentów, a w razie potrzeby żądania ich od podmiotu kontrolującego;
• sprawdzania tożsamości osób wykonujących pracę lub przebywających na terenie pracodawcy.
W toku wykonywania czynności kontrolnych inspektor pracy współdziała ze związkami zawodowymi, organami samorządu załogi, radami pracowników i społeczną inspekcją pracy poprzez informowanie o tematyce i zakresie przeprowadzanej kontroli; analizowanie zgłoszonych uwag i spostrzeżeń; informowanie o wynikach kontroli i podjętych decyzjach; udzielanie porad i informacji z zakresu prawa pracy.
Na kontrolowanym pracodawcy ciąży zaś obowiązek zapewnienia inspektorowi warunków i środków niezbędnych do prawidłowego przeprowadzenia kontroli, w tym przede wszystkim przedstawiać żądane dokumenty i materiały; zapewnić terminowe udzielanie informacji od wszystkich osób zatrudnionych, zapewnić dostęp do np. ksera, drukarki; w miarę możliwości zapewnić oddzielne pomieszczenie na prowadzenie czynności kontrolnych.
Zakres kontroli może obejmować:
• dokumentację osobową, płacową,
• kwestie związane z legalnością zatrudnienia,
• kwestie związane z ustaleniem czy z uwagi na sposób wykonywania pracy umowy cywilnoprawne (zlecenie, dzieło) nie są umowami o pracę, • poprawność nawiązywania i rozwiązywania umów o pracę,
• wynagrodzenia oraz pozostałe świadczenia ze stosunku pracy,
• czas pracy,
• urlopy,
• uprawnienia pracowników związane z rodzicielstwem
• zapewnienie i przestrzeganie bezpieczeństwa i higieny pracy.
Zakres kontroli może być bardzo szeroki i drobiazgowy lub ograniczony do konkretnego, wybranego obszaru. Kontrole często związane są ze skargami pracowników, wtedy najczęściej dotyczą jedynie wybranego zakresu.
Na zakończenie kontroli sporządzany jest protokół kontroli, który zawiera wszystkie ustalenia inspektora poczynione w związku z podjętymi czynnościami. Pracodawcę najbardziej interesuje punkt dotyczący opisu stwierdzonych naruszeń prawa. Warto, aby przy omawianiu wyników kontroli i protokołu uczestniczyły osoby posiadające wiedzę specjalistyczną z tego zakresu.
Protokół musi zostać podpisany przez inspektora oraz przedstawiciela pracodawcy. Odmowa podpisu protokołu nie uniemożliwi zastosowania wskazanych przez inspektora środków prawnych. Kopię protokołu kontroli otrzymuje pracodawca. W przypadku braku stwierdzonych uchybień, inspektor może sporządzić jedynie notatkę urzędową. Notatkę podpisuje sam inspektor, a jej kopię pozostawia u pracodawcy.
Warto pamiętać, że pracodawca ma prawo przed podpisaniem protokołu kontroli zgłosić umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole w terminie 7 dni od dnia przedstawienia protokołu. Zastrzeżenia muszą być wniesione na piśmie, a inspektor ma obowiązek je zbadać i w przypadku stwierdzenia ich zasadności zmienić lub uzupełnić protokół.
W przypadku negatywnych wyników kontroli, pracodawca może zostać ukarany karą grzywny w wysokości, w zależności od uchybienia, od 1000 zł do nawet 30 000 zł. Pracodawca zostanie również zobowiązany do naprawienia nieprawidłowości ujawnionych podczas kontroli. Inspektor może skierować wystąpienie z wnioskami do wykonania, a pracodawca ma obowiązek w zakreślonym terminie zawiadomić inspektora o sposobie wykonania wniosków zawartych w wystąpieniu. Inspektor może również wydawać nakazy. Nakazy związane z zagrożeniem życia i zdrowia pracowników oraz nakazy płacowe posiadają zawsze rygor natychmiastowej wykonalności.
Ponadto, należy liczyć się z tym, że w przypadku stwierdzenia złośliwego i uporczywego naruszania praw pracowniczych wynikających ze stosunku pracy inspektor może skierować do prokuratury zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa.
O wykrytych nieprawidłowościach inspektor może także zawiadomić inne organy administracji publicznej.
Jak w przypadku każdej kontroli, podjęcie współpracy z inspektorem PIP pozwoli na jej szybki i sprawny przebieg. Pracodawca przestrzegający przepisów prawa pracy nie musi obawiać się wyników prowadzonej kontroli, a odpowiednio przygotowana dokumentacja pozwoli na ewentualne przedstawienie kontrargumentów do zaprezentowanych wniosków z kontroli. Podsumowując, prawo pracy należy stosować niezależnie od tego czy spodziewamy się kontroli czy też nie, wtedy żaden inspektor nie będzie dla pracodawcy problemem.
EDYTA DUCHNOWSKA
radca prawny
Kancelaria Radcy Prawnego Edyta Duchnowska
IZABELA WARDASZKO
aplikant radcowski
Kancelaria Radcy Prawnego Edyta Duchnowska
fot. pixabay.com.pl
