Badanie Briefly: Od komunii po firmowe wigilię – kalendarz rezerwacji w polskich restauracjach

Najpopularniejsze imprezy okolicznościowe w naszym kraju to… urodziny. Urodziny dzieci organizowane są z równym obłożeniem przez cały rok, poza miesiącami wakacyjnymi, komunijnym majem i przedświątecznym grudniem – wynika z danych portalu Briefly. W czerwcu rodzice szczególnie chętnie wyprawiają urodziny dzieciom w plenerze, łącząc je z obchodami Dnia Dziecka. Natomiast osiemnastki, trzydziestki i czterdziestki zazwyczaj są organizowane w okresie jesienno-zimowym, a zwłaszcza w listopadzie i marcu. Pierwsze dwa miesiące roku to tradycyjny czas na studniówki i bale karnawałowe. Kwiecień (po Wielkanocy) to najpopularniejszy okres na chrzciny. Przyjęcia weselne odbywają się od kwietnia do października, najczęściej (niezmiennie od lat) w czerwcu, sierpniu i wrześniu.

– Kalendarz organizacji przyjęć w Polsce ma dwa wyraźne bieguny – wyjaśnia Tomasz Szczęśniak z portalu Briefly, współautor badania “Imprezy okolicznościowe w Polsce 2025”. – Pierwszy to komunijny maj – już większość Polaków kojarzy, jak trudno znaleźć wolne miejsce w restauracjach w tym miesiącu. A drugi to grudzień –  jeden z najbardziej dochodowych okresów w roku dla restauratorów. Oczywiście z racji firmowych spotkań przedświątecznych. Poza tym większe lokale nastawiają się na przyjęcia weselne, zaś mniejsze celują w imprezy urodzinowe. Tego typu imprezy odbywają się niemal przez cały rok.

W większości parafii pierwsza komunia święta odbywa się w jedną z majowych niedziel. Jeśli dzieci przystępujących do sakramentu jest wyjątkowo dużo, zdarza się, że uroczystość zostaje podzielona na sobotę i niedzielę. Takich przypadków może być więcej w najbliższych 2-3 latach, bowiem do pierwszej komunii będą przystępowały roczniki z małego szczytu demograficznego lat 2016-2018. Wówczas, po wprowadzeniu programu 500+, rodziło się w Polsce 400 tys. dzieci rocznie. Dla porównania w poprzednim roku przyszło na świat 250 tys. maluchów w Polsce.

Dokładną datę pierwszej komunii rodzice poznają na początku roku szkolnego od księdza lub katechetki. I zazwyczaj we wrześniu lub w październiku przystępują do organizacji. Dwie pierwsze decyzje, przed którym stoją to: kogo zaprosić i gdzie urządzić przyjęcie.

Średnia liczba gości na przyjęciu komunijnym w Polsce to 25 osoby, wynika z danych portalu Briefly. Hubert Murawko współwłaściciel Przystanku Młociny i Przystanku Wisła z Warszawy podpowiada: – Szczególnie przy przyjęciach rodzinnych organizatorzy często nie ujmują siebie w łącznej liczbie osób obecnych na imprezie. Dobrym przykładem jest przyjęcie komunijne, gdzie okazywało się, że rodzice nie policzyli siebie i dziecka. Doświadczenie pozwala nam przewidywać takie sytuacje i uświadamiać o tym gości.

Według portalu Briefly, specjalizującego się w rezerwacji lokali na imprezy okolicznościowe w Polsce, w 2025 roku średni koszt przyjęcia komunijnego w restauracji lub sali bankietowej wynosił 225 zł za osobę dorosłą. W ciągu ostatnich dwóch lat ceny wzrosły o ok. 15%, zaś w porównaniu do okresu sprzed pandemii wzrost kosztów organizacji wynosi prawie 70%.

– Początkowe budżety podawane przez klientów są dosyć często zaniżone względem oczekiwań.  Dlatego na etapie rozmów doprecyzowujemy koszty, aby dopasować ofertę do realnych możliwości  i potrzeb klienta – wyjaśnia Jolanta Ołdakowska, dyrektor poznańskiego Hotelu DeSilva Premium.

W dużych miastach średnie ceny są wyższe, ale z drugiej strony organizatorzy mają dostęp do bardziej zróżnicowanej bazy lokali. W mniejszych miejscowościach, w związku z mniejszą dostępnością lokali, bywa że rodzice decydują się na wstępne rezerwacje z rocznym lub nawet dwuletnim wyprzedzeniem. Zazwyczaj rodzice rezerwują restaurację 7-8 miesięcy przed przyjęciem komunijnym, czyli tuż po tym, gdy we wrześniu poznają dokładną datę wydarzenia. Ale w dużych miastach nawet 2-3 tygodnie przed komunią można przy pomocy portalu Briefly znaleźć miejsce na rodzinny obiad.

Wrzesień to nie tylko najpopularniejszy miesiąc rezerwacji lokali na komunię, ale również nowe otwarcie, jeśli chodzi o imprezy firmowe. Rafał Kowalczyk, właściciel Drink Bar Jabeerwocky z Warszawy wyjaśnia, że najwięcej wyjść firmowych jest w listopadzie i grudniu, ale imprezy integracyjne zaczynają się już we wrześniu po powrotach wakacyjnych.

Karolina Słoniecka z działu marketingu City Hotel z Bydgoszczy podkreśla, że wydarzenia firmowe stają się bardziej rozbudowane i wieloelementowe. To już nie tylko kolacja. Imprezy trwają krócej, ale są intensywniejsze. Rosną wymagania co do atrakcji. Pokazy barmańskie, wieczory  tematyczne, pokazy iluzjonisty, warsztaty sushi czy strefy rozrywki z symulatorami F1 i VR to tylko niektóre z pomysłów, którymi organizatorzy próbują zaskoczyć i zaangażować uczestników.

Zespoły HR lub marketingu zazwyczaj przystępują do poszukiwania lokalu na imprezy integracyjne dwa miesiące przed wydarzeniem. W przypadku wigilii firmowych rezerwacje restauracji i klubów zaczynają się na przełomie września i października. Najchętniej rezerwowanymi terminami są piątki w połowie grudnia.

Maciej Marks współwłaściciel Klubokawiarni Jaś i Małgosia z Warszawy twierdzi, że w jego ocenie od pandemii zmniejszyła się inwestycja firm w imprezy firmowe. – Kiedyś szukano pretekstu do paru “integracyjnych” spotkań w roku. Teraz pozostało jedno, częściej w okresie przed Bożym Narodzeniem.

Według danych portalu Briefly, czyli wyszukiwarki i platformy do rezerwacji lokali na przyjęcia i wydarzenia, z największym wyprzedzeniem Polki (bo to domena kobiet) planują przyjęcia weselne. Jeśli chcą zorganizować wesele w tradycyjnej, hucznej formule lokal rezerwują statystycznie rok przed ślubem. Natomiast, gdy urządzają obiad poślubny w restauracji, wówczas rozpoczynają przygotowania zazwyczaj 6-7 miesięcy wcześniej. Co ciekawe, podobna zależność występuje w przypadku rezerwacji obiektów na bale szkolne. Studniówki planujemy około rok wcześniej, natomiast półmetki 5-6 miesięcy przed wydarzeniem.

W przypadku imprez urodzinowych najwcześniej przygotowania rozpoczynają organizatorzy osiemnastek – ok. 5 miesięcy przed imprezą. Natomiast lokale na urodziny dzieci rezerwujemy z 1-2-miesięcznym wyprzedzeniem. Na trzydziestki czy czterdziestki szukamy lokalu średnio 3 miesiące przed terminem imprezy.

Duże przyjęcia rodzinne, jak wesela, komunie czy chrzciny, zwłaszcza w większych miastach już od dawna organizowane były zazwyczaj w lokalach. Z badania portalu Briefly pt. “Imprezy okolicznościowe w Polsce 2025” wynika, że w minionych 12 miesiącach 83% Polaków uczestniczyło w minimum jednej imprezie okolicznościowej, zaś 60% Polaków uczestniczyło w minimum jednym przyjęciu, które się odbyło poza domem. Obecnie coraz częściej nawet kameralne urodziny w gronie znajomych odbywają się w restauracjach, pubach czy klubokawiarniach.

Dlaczego? 59% badanych deklaruje, lepiej zorganizować imprezę w lokalu niż sprzątać dom lub mieszkanie po “domówce”. Przeciwnego zdania jest jedynie 11%. Równocześnie 57% Polaków twierdzi, że najtrudniejszym zadaniem podczas organizacji imprezy jest znalezienie lokalu.

Restauratorzy i managerowie sal bankietowych zgodnie wyróżniają trzy zjawiska, które da się obecnie zauważyć podczas przyjęć i wydarzeń. Imprezy są krótsze, ale bardziej intensywne – wspólnemu posiłkowi towarzyszy coraz więcej zaplanowanych atrakcji dodatkowych. Następuję “instagramizacja” menu – goście oczekują, aby jedzenie i napoje było w równym stopniu smaczne i fotogeniczne. Wreszcie maleje znaczenie alkoholu – popularność zyskują mocktaile, czyli bezalkoholowe wersje drinków.

Decydujące czynniki przy wyborze lokalu na imprezę to w kolejności: cena (61% wskazań), menu (45%), lokalizacja (35%) oraz atmosfera i wystrój lokalu (21%) – wynika z badania Briefly.

Najbardziej powszechne i pożądane udogodnienia w lokalu podczas imprez okolicznościowych według wskazań badanych to: parking dla samochodów (44% wskazań), sala lub lokal na wyłączność (43%), klimatyzacja (39%), ogródek przy lokalu (35%) oraz miejsce do tańca (33%).

– Zdecydowanie zauważamy rosnące zainteresowanie imprezami o niższym stopniu formalności, ale z dbałością o detale. Z kwestii organizacyjnych najczęściej pytania dotyczą właśnie menu – zarówno jego zawartości, jak i możliwości personalizacji. Coraz więcej gości zwraca uwagę na jakość jedzenia, niekoniecznie ilość – podsumowuje Anna Murzyn, event manager Restauracji Salute z Krakowa.