Nadchodzi czas organizacji świątecznych spotkań i wigilii firmowych. Jednocześnie wciąż trwa stan zagrożenia epidemicznego i nie da się przewidzieć tego, w jakiej atmosferze, przy jakich ewentualnych ograniczeniach i czy w ogóle uda nam się w tym roku zorganizować tego typu przyjęcia. Warto zastanowić się, na co powinien zwrócić uwagę restaurator konstruując umowę na organizację wigilijnego spotkania firmowego.
ZALICZKA – ŚWIADCZENIE ZWROTNE
Jedną z najważniejszych zasad, o których warto pamiętać przy zawieraniu umów cywilnoprawnych, jest fakt, że zaliczka jest świadczeniem zwrotnym.
Czy na pewno tak jest? Co do zasady tak. Zaliczkę możemy jednak zachować, jeżeli możliwe jest wykazanie poniesionych na danym etapie, i co ważne, uzasadnionych kosztów organizacji spotkania. Oddać należy jedynie część zaliczki, której wykorzystania nie jesteśmy w stanie wykazać.
Istotne jest, że to po stronie zatrzymującego zaliczkę pozostaje kwestia udowodnienia, jakie koszty zostały poniesione i tego, że były one w całości niezbędne na danym etapie organizacji spotkania.
Dotyczy to jednak sytuacji, w której po rozpoczęciu prac restaurator dowiaduje się, że druga strona umowy zmieniła zdanie, przez co wywiązanie się z warunków umowy jest niemożliwe.
Wówczas organizator ma możliwość żądania wynagrodzenia lub odszkodowania za wykonaną część pracy, a może to zrobić poprzez oświadczenie o potrąceniu części zaliczki (zatrzymaniu części wpłaconej kwoty na rzecz pokrycia poniesionych kosztów) lub żądając kompensaty wzajemnych zobowiązań, (czyli wzajemnego zaspokojenia).
Jeżeli inicjatywa rozwiązania umowy leżeć będzie po stronie restauratora należy przyjąć, że cała zaliczka musi zostać zwrócona.
ZADATEK – ŚWIADCZENIE BEZZWROTNE
Odmiennie wygląda kwestia zwrotu zadatku, który jest świadczeniem bezzwrotnym. Jest to pewnego rodzaju odszkodowanie. W umowie można zawrzeć zastrzeżenie, że w przypadku niewykonania umowy przez jedną ze stron, druga strona może od umowy odstąpić i zachować wpłacony jej zadatek, a jeżeli sama go dała, żądać zapłaty sumy dwukrotnie wyższej. Jednak w przypadku, gdy żadna ze stron nie ponosi winy za rozwiązanie umowy, zadatek powinien zostać zwrócony.
Przy rozwiązaniu umowy ocenie podlegać będzie jej treść, termin, w jakim impreza miała się odbyć, aktualne obostrzenia i wytyczne wprowadzone przez władze państwowe. Należy, bowiem pamiętać, że zupełnie inaczej będzie oceniana rezygnacja z organizacji imprezy na dwa dni przed wydarzeniem bez podania przyczyn, a inaczej odwołanie wydarzenia ze względu na drastyczny wzrost zakażeń, wprowadzenie obowiązku przebywania dzieci i młodzieży w domach i wzywanie do ograniczenia przemieszczania się. Sytuacja ta ma, bowiem znamiona siły wyższej.
CZYM JEST SIŁA WYŻSZA?
Siła wyższa to niezależne od strony umowy, nieprzewidywalne i niemożliwe do zatrzymania zdarzenie. Wystąpienie siły wyższej oznacza, że strona umowy, która nie wykonała swojego zobowiązania nie ponosi za to odpowiedzialności o ile wykaże i udowodni związek przyczynowy między zdarzeniem wywołującym siłę wyższą a niewykonaniem umowy. Wystąpienie takiego zdarzenia nie powoduje jednak wygaśnięcia umowy z mocy prawa. Wymaga to od stron porozumienia się i podjęcia decyzji w sprawie dalszych działań (przykładowo strony mogą uzgodnić przeniesienie terminu imprezy lub w przypadku zakazu spotkań w pomieszczeniach jej organizację na świeżym powietrzu).
W przypadku rozwiązania umowy z powodu siły wyższej zadatek powinien zostać zwrócony, a żądanie jego podwójnej wysokości nie przysługuje. Jeżeli zaplanowane w restauracji spotkania nie będą się mogły odbyć z uwagi na obowiązujące restrykcje należy uznać, że do niewykonania umowy doszło bez winy którejkolwiek ze stron. W takim wypadku nie będą pobierane żadne kary umowne ani dochodzone odszkodowania, a wszystkie wpłacone zadatki zostaną zwrócone.
KARA UMOWNA – CHARAKTERYSTYKA
Przepisy mówią, że jeżeli któraś ze stron umowy poniesie szkodę przez niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy, druga będzie zobowiązana do zapłacenia sumy wskazanej w umowie. Kara umowna ma charakter motywatora do spełnienia świadczenia z umowy, ale nie stanowi jego równowartości czy świadczenia zamiennego. Kary umowne mogą być stosowane jedynie w przypadku zobowiązań niepieniężnych. Opóźnienie w spełnieniu świadczeń pieniężnych skutkuje naliczeniem odsetek za zwłokę.
Instytucja kary umownej powinna być dobrze przemyślana pod względem jej wysokości. Umieszczenie w umowie zapisu o karze umownej rażąco wygórowanej może spowodować jej miarkowanie, (czyli obniżenie) przez sąd. W wypadku miarkowania kary umownej przez sąd stronę przegraną obciążą też koszty sprawy sądowej. W umowach, w których zastrzeżone są kary umowne rekomendowane jest dopisanie, że zastrzeżenie kary umownej nie pozbawia stron (czy też strony) możliwości dochodzenia odszkodowania uzupełniającego, do pełnej wysokości poniesionej szkody. Kara umowna nie musi, bowiem pokryć całej straty poniesionej w związku z niewywiązaniem się z realizacji umowy.
W przypadku, gdy restaurator chce rozwiązać umowę na organizację przyjęcia firmowego musi dokładnie przeanalizować umowę i sprawdzić, czy i jakie kary umowne mu za to grożą.
PODSUMOWANIE
Poza wymienionymi powyżej instrumentami, które mogą znaleźć się w umowie, w przypadku niewywiązania się z umowy istnieje możliwość dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych – wynikających z obowiązujących przepisów prawa.
Co istotne kary umowne, zadatek ani nawet dochodzone sądownie odszkodowanie nie mają służyć wzbogaceniu stron. Mają one charakter odszkodowawczy, co oznacza, że ich zadaniem jest wyrównanie straty, którą restaurator lub klient poniósł wskutek niewykonania umowy.
Zawsze najlepszym rozwiązaniem jest polubowne rozwiązanie umowy. Takie wyjście z sytuacji powinno usatysfakcjonować obie strony. Wszelkie ustalenia w tym zakresie warto zawierać na piśmie, ale samo porozumienie nie musi być długie.
Powinno jedynie zawierać informacje, której umowy dotyczy, kto je zawiera, czy zadatek lub zaliczka ulegają zwrotowi czy częściowemu zaliczeniu na poczet poniesionych kosztów, która ze stron, której musi coś zwrócić, ile i w jakim terminie dokona zwrotu. Najkorzystniej jest także w porozumieniu zawrzeć zrzeczenie się wzajemnych roszczeń, co pozwoli uniknąć ewentualnych sporów na tle tej samej umowy w przyszłości.
IZABELA WARDASZKO
Radca prawny
Kancelaria Adwokata i Doradcy
Restrukturyzacyjnego Pawła Lewandowskiego
www.lewandowskikancelaria.pl
kancelaria@lewandowskikancelaria.pl
oprac. red.
fot. Hotel Szczawnica Park Resort & Spa
