Jesienne spotkania firmowe w Polsce – to budżety szacowane nawet na kilkadziesiąt milionów złotych. Podczas 3-dniowej konferencji wydawanych jest średnio ponad 700 PLN na uczestnika. Liczba spotkań organizowanych w Polsce z roku na rok wzrasta. Jak pozyskać klienta biznesowego? Jakie są jego oczekiwania? Czy klient w Polsce wraca w to samo miejsce z organizacją kolejnego wydarzenia?
Jesień to taki czas w wielu firmach, kiedy organizowane są najważniejsze dla nich spotkania biznesowe. Przekazywane są budżety na organizację małych i dużych wydarzeń. – Łączny jesienny budżet konferencyjny dostępny na rynku szacowany jest nawet na kilkadziesiąt milionów złotych. Warto wspomnieć również, że obecny udział przemysłu spotkań w PKD w Polsce waha się w okolicach 2 proc. – ocenia Anna Nowakowska Manager ds. Kluczowych Klientów Hotelu Narvil Conference & Spa, blogerka StrefaMICE.pl oraz Członek Zarządu Stowarzyszenia Branży Eventowej w Polsce. Już od późnej wiosny firmy z całego kraju poszukują dogodnego miejsca na organizację swoich jesiennych spotkań. To wydarzenia o różnym charakterze, w tym: spotkania zarządów, spotkania z pracownikami, spotkania działów, spotkania dla klientów danej firmy, spotkania danych regionów. Spotkania biznesowe są organizowane od kilku do nawet 1000 uczestników. Obiekty gotowe na przyjęcie tylu gości w Polsce muszą wyróżniać się na tle konkurencji i poszukiwać nowych form, technik dotarcia oraz zainteresowania swoją ofertą potencjalnych klientów. Coraz więcej zapytań pojawia się z potrzebą zakwaterowania ponad 600 osób. Konferencje to także różne budżety. Kwoty uwarunkowane są od potrzeb i liczby uczestników. Małe spotkania to koszt kilku tysięcy złotych, większe wydarzenia często sięgają do kilkuset tysięcy złotych, czasem łącznie z oprawą eventu przekraczają milion złotych. Zatem działy sprzedaży reprezentujące organizatorów takich wydarzeń, w tym hoteli – już od wiosny aktywnie poszukują klientów, składają oferty, negocjują jesienne kontrakty. Zatem w jaki sposób pozyskać klienta? Co ma być wyróżnikiem, który spowoduje wybór właśnie tej, a nie innej oferty? – Tylko przez kilka lat naszej działalności na rynku udało nam się pozyskać i zorganizować kilkaset spotkań i konferencji dla łącznie ponad 250 tysięcy gości. Systematycznie poddajemy wewnętrznej analizie ten niezwykły dla naszego biznesu jesienny czas, który dla każdego miejsca takiego, jak nasze, jest jednym z ważniejszych okresów w roku. Z biznesowego punktu widzenia to istotny czas dla polskiego hotelarstwa każdego roku. W tym okresie wpływy w stosunku do reszty roku mogą wzrosnąć nawet kilkukrotnie. Konieczne jest wypracowanie technik i narzędzi pozyskiwania nowych klientów zwłaszcza, że ciągle zwiększa się ich liczba. Jest to tendencja zauważalna na rynku i utwierdza nas w przekonaniu, że należy się specjalizować w tym sektorze usług – ocenia Grażyna Kowalczyk, Dyrektor Generalny Hotelu Narvil Conference & Spa, Hotelarz Roku 2014.
Klient biznesowy – jak zwrócić jego uwagę?
Z analizy oczekiwań klienta biznesowego wynika 5 kluczowych elementów, na które zwraca on uwagę (patrz ramka). Należy jednak pamiętać, że istnieją jeszcze dwa dodatkowe czynniki wpływające na wybór danego miejsca. Uwarunkowane są oczywiście od grupy, wielkości spotkania czy jego charakteru. Tymi czynnikami są: cena oraz rekomendacja. Kilka lat temu głównym pytaniem stawianym klientowi było: „jaki posiadają Państwo budżet?” i do niego dopasowywano ofertę tak, aby klient wydał to, co zaplanował. W ostatnich latach zmienia się podejście klienta i tworzących ofertę. Wartością stała się jakość usług i wyjątkowość atrakcji. Cena już nie jest wyznacznikiem dla organizatorów. Z naszego doświadczenia wynika, że nie warto przypisywać danym obiektom cech: „tani” czy „drogi”. Coraz częściej w wyniku negocjacji klient jest zaskoczony pozytywnie ofertą cenową jaką otrzymuje wobec: wysokiej jakości usług, profesjonalnego podejścia czy wysokiej klasy obiektu. Podsumowując – usługi konferencyjne w wysokiej klasy obiektach stały się dostępne ze względów budżetowych dla większości firm organizujących spotkania biznesowe.
Wydarzenia firmowe organizowane są bezpośrednio przez firmy (w tym: działy HR, sekretariaty Zarządów) czy firmy zewnętrzne np. eventowe. Z obserwacji rynku analityków Hotelu Narvil Conference & SPA wynika, że większość z nich sprawdza daną lokalizację po uzyskanej rekomendacji.
Rosnące oczekiwania, poszukiwanie jakości i nowości
Wartością dla klienta szukającego odpowiedniego miejsca na organizację spotkania, już na etapie negocjacji, stają się: szeroka „paleta” możliwości danego obiektu, z której można stworzyć ciekawy scenariusz imprezy, indywidualne podejście (popularne jest praktykowane przez lata przedstawianie kilku scenariuszy klientowi do wyboru), doświadczenie i wiedza, które poprzez kontakt „face to face” powodują zdobycie zaufania i poczucie pewności oraz gwarancji, że dokonano dobrego wyboru. Zgodnie z raportem Polskiej Organizacji Turystycznej „Przemysł spotkań i wydarzeń w Polsce – edycja 6” średni koszt wydatków na jednego uczestnika za nocleg to wartość: 735 PLN – zakładając, że dane wydarzenie trwa 3 dni. Sprzedaż usług gastronomicznych w roku 2014 oszacowano na ponad 484 mln PLN, natomiast sprzedaż usług kulturalno-rekreacyjnych oscyluje na poziomie prawie 55 mln PLN. W trakcie kształtowania budżetów zwraca się ciągle baczną uwagę na koszty. Najczęściej negocjuje się wydatki na: noclegi, sale konferencyjne i gastronomię. Właśnie te elementy mają największy wpływ na finalne koszty wydarzenia. Przy dokonywaniu ostatecznej decyzji, klienci doceniają jakość oferowanych usług, a najniższa cena przestaje być podstawowym warunkiem zorganizowania wydarzenia. Organizatorzy zatem stale podnoszą poziom swoich obiektów i udoskonalają ofertę. Organizowane w Polsce wydarzenia eventowe, dostępne obiekty oraz jakość świadczonych w nich usług – nie różnią się niczym od tych oferowanych na zachodzie. Wzrostową tendencję można zaobserwować również wśród innych podwykonawców takich wydarzeń. W okresie jesiennych konferencji nazywanym w branży szczytem sezonu (na przełomie września i października) najlepsi podwykonawcy nie mają wolnych dostępnych terminów.
Czego poszukują klienci? Czy wrócą w to samo miejsce?
Z przeanalizowanych danych okazuje się, że poszukiwane na organizację spotkań biznesowych są zwłaszcza unikatowe miejsca – posiadające indywidualny charakter, co często związane jest z designem obiektu. Ważne jest także jego otoczenie, którego wykorzystanie umożliwia uatrakcyjnienie agendy danych konferencji np. poprzez organizację spotkania zarządu w sali konferencyjnej na wodzie, czy organizację rozgrywek sportowych w pobliżu miejsca konferencji. Ważnym elementem jest także wizerunek danego miejsca i jakość świadczonych przez niego usług, na którą często powołują się klienci. Ich wiedza oparta jest na doniesieniach prasowych, informacjach znalezionych w sieci oraz mediach społecznościowych. Jednak w dalszym ciągu największą wartość mają informacje od zaufanych osób i rekomendacje z rynku. Coraz częściej zwraca się uwagę na dostępność oferowanych dodatkowych atrakcji dla gości danego wydarzenia np. darmowe korzystanie z usług Spa. Jednak – jak wynika z analiz Hotelu Narvil Conference & Spa sami uczestnicy takich spotkań raczej nie korzystają z dodatkowych atrakcji. Organizacja wydarzeń to także konieczność posiadania i obsługi nowoczesnych rozwiązań techniczno-multimedialnych, które stały się ważnym elementem udanej konferencji. Jednak jednym z najważniejszych elementów, który zapada w pamięć uczestników takich spotkań – to tzw. kuchnia konferencyjna (menu i doznania kulinarne). Zdarza się, że klienci wracają w dane miejsce tylko ze względu właśnie na „kuchnię”. Zaobserwowaliśmy także potrzebę wprowadzania niestandardowych koncepcji spotkań np. konferencja biznesowa w Spa, czy połączenie spotkań biznesowych z przebywaniem w przestrzeni jaką jest Studio Kulinarne. Często te największe konferencje są corocznymi, cyklicznymi spotkaniami organizowanymi nawet dla 1000 uczestników. Trudno jest, aby taka konferencja powróciła do tego samego obiektu. Jednak z doświadczeń i danych Hotelu Narvil wynika – iż możliwym jest zorganizowanie takiego wydarzenia maksymalnie do 3 razy (co ważne pod rząd) w tym samym obiekcie. – Wydarzenia specjalne, w tym konferencje dla biznesu, muszą być bez wątpienia przygotowane profesjonalnie i stanowić wyjątkową wartość. Tylko w takiej sytuacji przyniosą dla klienta oczekiwany rezultat – podkreśla Grażyna Kowalczyk.
Na co zwraca uwagę klient biznesowy?
Oto 5 kluczowych elementów, które są brane pod uwagę przez klientów biznesowych*:
1) przedstawienie unikalności miejsca na tle konkurencji
2) niestandardowe podejście do klienta
3) gotowość do zrealizowania wszelkich niestandardowych pomysłów – traktowanie je jako wyzwań
4) rozpoczęcie negocjacji nawet kilka miesięcy przed planowanym wydarzeniem, co w rezultacie wpływa na przygotowanie dobrze przemyślanego spotkania
5) bardzo dobra znajomość hotelu, jako obiektu przez osoby oferujące usługi.
Grażyna Kowalczyk
Dyrektor Generalny Hotelu Narvil Conference & Spa w Serocku
Najważniejsza według naszych danych jest sprzedaż bezpośrednia, w której skupiamy się na unikatowej formie przedstawienia oferty. Przyjęcie takiej formy sprzedaży wymaga zbudowania profesjonalnego Działu Sprzedaży. Tylko kontakt z klientem „face to face”, pozwala zbudować trwałe relacje. Jak się okazuje, to one właśnie są wartością dodaną. Należy pamiętać, że nowoczesną sprzedaż należy trwale uzupełniać poprzez inne kanały komunikacji. Są to narzędzia i aktywności prowadzone przez działy: marketingu, reklamy, promocji i PR
- Źródło: Analiza klienta biznesowego Hotel Narvil Conference & Spa
