W nadchodzących latach planowanie budżetu i realizacja wesel, szkoleń biznesowych czy imprez rodzinnych staną się trudne do przewidzenia, ponieważ rezerwacje gości będą dokonywane z małym wyprzedzeniem. Będzie to również skomplikowane do zaplanowania pod względem kosztów związanych z zatrudnieniem, które są kluczowe dla funkcjonowania firmy.
NOWE TRENDY
Mimo że powszechnie uważa się, że wesele powinno być okazałe, coraz więcej osób decyduje się na skromne i kameralne przyjęcie. W przyszłości można spodziewać się, że na uroczystościach rodzinnych zaczniemy obserwować mniejszą liczbę gości, a imprezy będą krótsze i kończyć się wcześniej – często już o północy. Taki trend można już zauważyć w lokalach restauracyjnych w krajach takich jak Stany Zjednoczone, Australia czy wiele innych, gdzie większość imprez rodzinnych zaczyna się obiadem, a kończy tortem. W Polsce również pojawia się taka tendencja, która z czasem może szybko wypierać tradycyjne przyjęcia rodzinne.
BUDŻET NA UROCZYSTOŚĆ WESELNĄ 2023 R. VS 2020 R.?
Ceny przyjęcia weselnego zależne są od wielu czynników. Obecnie kluczową wartością dla większości ludzi jest cena, która przez wiele lat pozostawała na stabilnym poziomie, a wzrosty cen były zazwyczaj niewielkie. W 2023 r. koszt organizacji wesela wzrósł o 40-50 %, a z powodu inflacji sytuacja się pogarsza, zwiększa ona koszty produkcji i personelu. W tej sytuacji ciężko powiedzieć, czy organizacja wesela z rocznym wyprzedzeniem lub w tym roku przyniesie zyski, ponieważ nie wiemy, czy uda nam się zmieścić w założonym przedziale marży i uniknąć strat.
CZY SĄ OBAWY SPADKU POPYTU NA ORGANIZACJĘ TYCH IMPREZ W GASTRONOMII?
Myślę, że w przyszłości możemy spodziewać się niewielkiego spadku popytu na imprezy rodzinne, co wpłynie negatywnie na branżę. Pomimo tego zauważalny jest rozwój i wzrost liczby firm, które oferują pełne zaplecze do organizacji przyjęcia weselnego. W takiej sytuacji obiekty, który nie będą elastyczne i będą trzymać się tylko standardowych ofert, bez możliwości alternatywnych propozycji dla klientów, zostaną najbardziej dotknięte spadkiem popytu.
CZY ROSNĄCE CENY MAJĄ WPŁYW NA REZERWACJE I ANULACJE?
Zmieniające się trendy weselne powodują, że pary coraz częściej decydują się na organizację przyjęcia parę miesięcy wcześniej, co utrudnia planowanie realizacji z wyprzedzeniem. Oczywiście nadal istnieje część osób, która rezerwuje terminy z rocznym, dwuletnim wyprzedzeniem, a finalne koszty organizacji takiego przyjęcia widoczne są dopiero w roku wydarzenia. Rosnące ceny mogą mieć wpływ na terminy rezerwacji i anulacji, ponieważ wiele par decyduje się na zaproszenie mniejszej ilości gości lub na organizację przyjęcia w domu czy na świeżym powietrzu, aby zmniejszyć koszty. Kalendarze imprez kilka lat temu w znanych mi obiektach były pełne rezerwacji, a stabilny rynek nie wymagał od właścicieli obiektów tak silnych zabezpieczeń w umowach dotyczących wzrostów cen wynikających z inflacji
NA CZYM MOŻNA ZAOSZCZĘDZIĆ, A CO JEST KLUCZOWE?
Wybierając miejsce na organizację imprez rodzinnych, warto kierować się przede wszystkich tym, czy dany obiekt posiada ofertę kompleksową stworzoną pod klienta. Patrząc na obiekt, w którym pracuję jako koordynator imprez, mogę z czystym sumieniem przyznać, że te wartości są u nas zawsze na pierwszy miejscu, zatem musimy odpowiedzieć sobie na pytanie: Czy kompleksowa oferta znaczy taniej czy wygodniej? Oferta ta oznacza tę, w której nasi goście oprócz wyboru sali oraz podstawowego menu mają inne dodane wartości, aby zdecydować się na to miejsce. Należą do nich: możliwość wyboru różnych stylów aranżacji sal, od przestronnego namiotu po drewnianą chatę pod lasem nad stawami, ceglany budynek z otaczającym go zabytkowym parkiem i widokiem na pastwiska czy też zabytkowy pałac na mniejsze, kameralne przyjęcia. Wybór kilku rodzajów krzeseł, miejsca na zaślubiny w plenerze, strefy relaks, pochodni czy menu, zaczynając od podstawowej wersji, a następnie dokładając oferty takie jak: bufet polski, włoski, słodki, menu serwowane, degustacyjne, grille, brunch itp. Organizując przyjęcie w miejscu, które zapewnia kompleksową ofertę, jesteśmy w stanie zaoszczędzić sporą część pieniędzy, która byłaby związana z wynajmem wymarzonych rzeczy.
RENTOWNOŚĆ VS KOSZTY STAŁE, OPŁACA SIĘ CZY NIE?
Organizacja takich imprez wiąże się z wieloma kosztami, nie tylko z kosztami zakupu surowca, ale również z kosztami związanymi z przygotowaniem i organizacją wydarzenia oraz wzrostem kosztów energii. Koszty przygotowania sali, koszty energii i zatrudnienia personelu przy organizacji wesela na 70 osób będą prawie takie same, jak przy organizacji wesela na 100 osób. Spadek liczby gości na tego typu przyjęciach jest niestety prawdopodobny. Jedynym rozwiązaniem jest budowanie alternatywnych ofert i kalkulacja dodatkowych kosztów oraz ustalenie minimalnej liczby gości, którą jesteśmy w stanie przyjąć w danym miejscu, aby nie blokować sobie terminów w kalendarzu mniejszymi przyjęciami.
NATALIA KAPICA
Koordynator imprez
Hotel Jakubus
Oprac. red.
