W dobie rosnących kosztów i nieprzewidywalnego rynku zarządzanie budżetem restauracji staje się strategicznym wyzwaniem. Właściciele i menedżerowie znają teorię: food cost, koszty pracownicze, wydatki na media. W praktyce jednak pieniądze uciekają w miejscach, których nie widać w arkuszach kalkulacyjnych. Prawdziwa optymalizacja to nie wiedza, a egzekwowanie procedur. Poniżej przedstawiamy kluczowe obszary, w jakich można odzyskać kontrolę.
GOSPODARKA MAGAZYNOWA: FOOD COST TO ZA MAŁO
Każdy menedżer zna wskaźnik food cost. Pytanie, czy rzeczywiście go kontroluje? Prawda jest taka, że w większości lokali teoria nie spotyka się z praktyką. Gdzie zatem znikają pieniądze?
- Brak nadzoru nad przyjęciem dostaw. Kto weryfikuje faktury? Czy osoba przyjmująca towar sprawdza jego jakość i ilość? A może wolisz zaufać, bo „dostawca jest sprawdzony”? To na etapie dostawy najczęściej pojawiają się pierwsze straty.
- Nieefektywne magazynowanie. Podstawą prawidłowej gospodarki magazynowej jest zużywanie w pierwszej kolejności tych produktów, które trafiły na półki najwcześniej. Tymczasem w wielu restauracjach zasada ta nie jest stosowana konsekwentnie. Warto sprawdzić, czy wszystkie produkty są właściwie oznaczone datami i czy personel wie, które należy wykorzystać najpierw. Brak jasnych procedur prowadzi do marnotrawstwa i psucia się towaru.
- Receptury bez analizy. Kiedy ostatni raz weryfikowałeś kalkulację swoich receptur? Czy są one precyzyjne, czy oparte na szacunkach? Czy porcje na talerzach są identyczne, czy „na oko” kucharza? Jeśli brakuje standaryzacji, każdy procent na porcji to realna strata, którą pomnażasz razy setki wydanych dań.
Praktyczna rada:
Zacznij od audytu dostaw. Przygotuj faktury od kluczowych dostawców i przeanalizuj je pod kątem możliwych negocjacji. Czy możesz uzyskać rabat za większe zamówienie? Dłuższy termin płatności? A może gratisowe produkty? Sprawdź także, czy ceny poszczególnych surowców z Twoich receptur są aktualne. Być może to moment, by zmienić dostawcę lub wynegocjować lepsze warunki.
PERSONEL: OPTYMALIZACJA NIE TYLKO GRAFIKIEM
Koszty pracownicze to największy wydatek w gastronomii. Nie chodzi jednak tylko o pensje, lecz także o efektywność i zarządzanie rotacją. Kto układa grafik w Twojej restauracji? Czy ta osoba ma pełny obraz kosztów i obłożenia lokalu? A może kieruje się wyłącznie intuicją?
- Brak budżetu na personel. Pytanie brzmi: czy znasz budżet na personel w perspektywie tygodnia, miesiąca, kwartału? A może dopiero po fakcie wiesz, ile to kosztuje? Bez tej wiedzy nie ma mowy o planowaniu i optymalizacji.
- Brak procedur. Zastanów się: czy nowo zatrudniony pracownik wie, co ma robić pierwszego dnia pracy i otrzymuje dostęp do jasnych procedur? Brak spójnego wdrożenia generuje frustrację, a w efekcie – wysoką rotację. Każde odejście to wymierne koszty rekrutacji i szkoleń.
- Niski poziom zaangażowania. Czy Twój zespół jest zmotywowany, a pracownicy czują się częścią czegoś większego? Inwestycja w szkolenia i jasne ścieżki kariery to najlepszy sposób, by ograniczyć rotację i zwiększyć produktywność zatrudnionych osób.
Praktyczna rada:
Zacznij od skalkulowania budżetu na wynagrodzenia dla pracowników. Ustal, jaki procent przychodów możesz przeznaczyć na płace. Porównaj obroty z grafikiem, aby sprawdzić, czy nie zatrudniasz zbyt wielu ludzi w godzinach o niskim obłożeniu. Wprowadź program wdrożeniowy dla nowych pracowników – to mały wysiłek, który przyniesie ogromne oszczędności w przyszłości.
KONTROLA STRAT: GDZIE ZNIKAJĄ PIENIĄDZE NA KUCHNI I BARZE?
Straty to nie tylko przeterminowany towar. Prawdziwe, ukryte koszty pojawiają się w codziennej pracy. Czy wiesz, ile porcji jedzenia wraca do kuchni? Co dzieje się z napojami, które przypadkowo rozlano na barze? Bez monitorowania tych strat trudno zapanować nad budżetem.
- Brak monitorowania zwrotów z sali. Ile razy zdarzyło się, że kelner po cichu oddał danie, bo „gość nie chciał – było za słone”? Jeśli ten proces nie jest monitorowany, nie wiesz, jak duży problem stanowi jakość potraw, a co za tym idzie, jaka jest skala strat.
- Straty na barze. Rozlana butelka wina, źle skomponowany koktajl czy nieścisłości w inwentaryzacji alkoholu – to codzienność. Bez wdrożonego protokołu „Raportowania strat” pieniądze po prostu znikają. Pytanie brzmi: czy Twój zespół zgłasza każdy taki incydent?
- Niewykorzystane resztki. Co dzieje się z produktami, które zostały z przygotowania innej potrawy, np. skrawkami polędwicy wołowej? Czy są one używane do przyrządzenia bulionu, sosu lub bazy do kolejnego dania, czy po prostu trafiają do kosza?
Praktyczna rada:
Wprowadź prosty system raportowania strat – może to być tabelka w kuchni i na barze, w której pracownicy będą zapisywać każdą stratę (danie do wyrzucenia, rozlany napój) wraz z przyczyną (np. błąd kucharza, wada produktu, błąd kelnera). Regularna analiza tych danych pozwoli Ci dostrzec, gdzie leży problem i co należy poprawić w pierwszej kolejności.
KOSZTY OPERACYJNE: OD CHEMII PO MEDIA
Te wydatki wydają się oczywiste, ale często brakuje im spójności.
- Wydatki na chemię. Czy wiesz, ile wydajesz na chemię do kuchni i sali? Czy te koszty są skorelowane z obrotem? Jeśli obrót spada, a wydatki na chemię utrzymują się na tym samym poziomie, to sygnał, że brakuje kontroli nad zużyciem.
- Media. Rachunki za prąd i gaz są wysokie, to fakt. Ale czy zrobiłeś wszystko, by je zoptymalizować? Kiedy ostatni raz sprawdziłeś rynek dostawców? Czy Twój sprzęt jest energooszczędny? Pieniądze niejednokrotnie uciekają przez nieszczelne krany i źle wyregulowane piece.
Praktyczna rada:
Zwróć uwagę na zużycie mediów. Zrób prostą analizę: zestaw ze sobą obroty miesięczne z kosztami prądu, gazu i wody. Zobacz, czy korelacja ma sens. Przypisz konkretnej osobie w zespole obowiązek kontroli zużycia chemii. To ona będzie odpowiedzialna za to, by zużycie było racjonalne i odpowiadało obrotom.
MARKETING: STRATEGIA, A NIE PRZYPADKOWE AKCJE
Większość restauratorów wie, że reklama w mediach społecznościowych jest kluczowa. Problem polega na tym, że często brakuje spójnej strategii marketingowej. Wydawanie pieniędzy na przypadkowe posty czy reklamy w Google bez analizy ich skuteczności to „przepalanie budżetu”.
Praktyczna rada:
Nie działaj na ślepo. Zbuduj strategię komunikacji dopasowaną do Twojej grupy docelowej. Analizuj, jakie posty mają największy zasięg i konwersję. Wykorzystaj narzędzia do analizy danych, aby dowiedzieć się, co naprawdę działa. Pamiętaj, że lojalny klient to najtańszy klient. Zainwestuj w program lojalnościowy, żeby utrzymać relacje z tymi, którzy już Ci zaufali.
Optymalizacja kosztów operacyjnych to nie szukanie oszczędności za wszelką cenę. To przyjęcie eksperckiego podejścia i wdrożenie procedur, które pozwolą Ci odzyskać kontrolę nad finansami. Nie chodzi o to, by wiedzieć, ale by działać. Małe zmiany w praktyce mogą przynieść ogromne korzyści, stabilizując Twój biznes w długoterminowej perspektywie.
Leszek Szczepaniak
Partner w Bon Vivant Advisory
Ekspert w zakresie strategii gastronomicznych i optymalizacji operacyjnej
Fot. arch. Bon Vivant Advisory
Oprac. red.
