Zarządzanie budżetem to jeden z trudniejszych tematów w prowadzeniu rentownej gastronomii. Ale dopóki będzie pokutowało przekonanie, że szef kuchni ma tylko dobrze gotować, robić grafiki i zamawiać towar – to niewiele się zmieni. A trzeba przyznać, że jest nieciekawie… Bowiem nie wszyscy szefowie kuchni pracują nad budżetami. Co ciekawe, spotkałem się z tym, że w lokalu właściwie nikt nie zajmuje się tymi kwestiami. Tymczasem zarządzanie budżetem w nowoczesnej gastronomii ma znaczenie kluczowe dla funkcjonowania obiektu. Jest, obok dobrego pomysłu i uczciwej kuchni, fundamentem prowadzenia działalności.
ZARZĄDZANIE KOSZTAMI
Kiedy zaczynałem przygodę z gastronomią, nikt nie mówił o takim wynalazku, jak food cost czy all cost. Jak to wszystko się w tamtych, dawnych już latach spinało, nie wiem. Inne realia, które z czasem zaczęły być coraz bardziej przejrzyste i tak około 20 lat temu przeżyliśmy boom na liczenie kosztów. Pojawiła się teoria tortu i okazało się, że inwestorowi przypada niewielki udział w tej uczcie. Jeśli w ogóle…
Dziś można przyjąć, że właściwie każdy rozumie czym jest food cost i że od niego, a nie od fantazji, należy rozpocząć układanie karty menu czy menu bankietowego. Wszystko musi się zgadzać, a lokal zarabiać ma ściśle określone procenty. All cost nie tak trudno wyliczyć, ale niektórzy robią to dopiero, kiedy widać dno w firmowej skarbonce. A tymczasem jedynym rozwiązaniem jest sumienna praca z Excelem – trzeba się z nim zaprzyjaźnić, nawet jeśli ta relacja bywa trudna.
Główną zasadą jest znajomość kosztów stałych zanim do drzwi zapukają rachunki. Trzeba wziąć pod uwagę każdy grosz – naprawdę nie żartuję. Dopiero po porównaniu sumy wszystkich zobowiązań, można podejmować decyzje o rabatach, promocjach, inwestycjach, niestety także o podwyżkach.
Uczulam też na niezdrowe podejście do pieniędzy, które zasilają budżet. Mało kto chce pamiętać, że one nie należą de facto do lokalu czy właściciela. Trzeba najpierw pokroić je na mniej lub bardziej sprawiedliwe części – a mam na myśli podatki. Dopiero po ogołoceniu z tego, co „należne cesarzowi” można uznać, że reszta należy do nas. I teraz priorytety. Najpierw ZUS i pensje – bo bez ludzi nie ma tego biznesu. Potem czynsze, raty, leasingi. Następnie zatowarowanie, koszty stałe, chemia, media – bez względu na kolejność, wszystko trzeba opłacić. Nawet ZAIKS. To co zostaje, trzeba następnie podzielić na naprawy, inwestycje, promocję i zysk dla właściciela. Bez Excela, porównywania miesiąca do miesiąca, kwartału do kwartału i roku do roku, niewiele uda się zrozumieć. Cyfry odpowiedzą na każde pytanie, przede wszystkim: kiedy i na czym zaoszczędzić. Bo ta kwestia jest równie ważna w zarządzaniu budżetem.
SZUKANIE OSZCZĘDNOŚCI
Szukanie oszczędności na poziomie okiełznania food costu i współpracy z dostawcami, a także kontrolowanie np. zejścia chemii jest w lokalach na coraz bardziej satysfakcjonującym poziomie. Ale zdecydowanie gorzej wygląda kwestia zarządzania kosztami pracowniczymi. Ubolewam nad tym, że wciąż jedynym rozwiązaniem jest redukcja etatów, zatrudnianie tańszego, a zatem mniej kompetentnego zespołu czy brak premii, prowizji, nagród motywacyjnych. To droga donikąd, a rozwiązania należy szukać w analizie sprzedaży.
Przykład? Przesunięcie otwarcia lokalu z godz. 12 na 13 może w odczuwalny sposób obniżyć koszty – dla umownie jednej osoby nie warto otwierać przecież lokalu. Bywa też, że utarg z całego weekendu „przejada” pusty poniedziałek. Należy wówczas pomyśleć nad optymalnymi godzinami pracy, lub zamknięciu restauracji na jeden dzień w tygodniu. To zawsze przynosi zyski, a goście szybko się przyzwyczają do nowych zasad. Skoro jesteśmy przy ludziach, warto przyjrzeć się nawykom pracowników. Czy kawałek mięsa pieczony jest w 10-półkowym piecu? Czy garnki są przykrywane, a urządzenia grzewcze wyłączane po serwisie? Chłodziarki stoją blisko czy daleko źródeł ciepła? Banały? Otóż nie… Jeszcze nie tak dawno oszczędzanie energii było traktowane w kategoriach zrzędzenia. Teraz jednak dobre nawyki mogą uchronić lokal przed koniecznością zamknięcia się lub przed definitywnym utonięciem w długach. Ale błędem jest myślenie, że pracownicy będą dbali o „nieswoje”. Tu potrzebne są procedury, szkolenia i dobry przykład. Gaśmy światło w magazynach, nie otwierajmy chłodni po dwadzieścia razy dziennie, nie wychładzajmy pomieszczeń. A przede wszystkim: zaangażujmy zespół, by sam wskazał, co robimy źle.
ZARZĄDZANIE BUDŻETEM
Trzeba zacząć od wydawania pieniędzy. Paradoks, ale to jedyna droga – trzeba bowiem inwestować w szkolenia osób, które mają się zająć zarządzaniem. Oczywiście dla mnie najlepszym kierunkiem są szefowie kuchni. Wielu z nich świetnie gotuje, ale ich wiedza na temat wykorzystania programów gastronomicznych jest zbyt słaba, by mogli realnie zarządzać budżetem. Mogę śmiało założyć, ze szukanie oszczędności i sprawna praca nad budżetem zależy od profesjonalnego szefa kuchni. Tymczasem na koniec zostawię Państwa z pytaniem… Kto dziś tak naprawdę weryfikuje wiedzę szefa kuchni pod kątem skutecznego zarządzania?
JAROSŁAW WALCZYK
Prezes Klubu Szefów Kuchni
www.klubszefowkuchni.pl
Doradca gastronomiczny
Oprac. red.
