Jakie błędy najczęściej popełniają nowi właściciele restauracji?

Własna restauracja? Brzmi dobrze. Wyobrażasz sobie pełną salę, fajny zespół, dobre jedzenie. Tyle że ta wizja rzadko wytrzymuje zderzenie z rzeczywistością po otwarciu.

Potem okazuje się, że zamiast planowania nowych dań siedzisz nad zaległymi fakturami, że ekspres do kawy padł po tygodniu, a karta dań ma 3 strony, z czego goście zamawiają tylko 4 rzeczy. A Facebook? No cóż, „jeszcze się tym nie zajęliśmy”.

W tym artykule zebrałam najczęstsze błędy, które popełniają nowi właściciele restauracji. Nie po to, żeby się mądrzyć. Tylko żebyś Ty nie wdepnął/-a w to samo.

Najczęstsze błędy nowych właścicieli – szybki przegląd

Poniżej masz listę najczęściej powtarzanych wtop, które przewijają się w rozmowach z ludźmi z branży. Nie są to teorie z książek – to rzeczy, które naprawdę się dzieją. I które można było ogarnąć wcześniej.

• Brak planu finansowego – czyli „otwieramy, a potem się zobaczy”. A potem nagle nie ma na ZUS i mleko do kawy.
• Zbytnie wydatki na start – wyposażenie full opcja, 5 ekspresów, marmur w toalecie… i zero kasy na marketing czy zapasowy miesiąc.
• Za duża karta dań – każdy coś znajdzie? Tak. A kuchnia się zatyka, goście nie mogą się zdecydować, a Ty wyrzucasz połowę towaru.
• Zła lokalizacja – bo było tanio. Albo bo „ładnie wygląda”. Problem w tym, że nikt tam nie zagląda.
• Brak kontroli kosztów (zwłaszcza food costu) – czyli serwujesz śniadanie za 19 zł, które kosztuje Cię… 19,40.
• Brak codziennego nadzoru – jak Cię nie ma na miejscu, to nie masz pojęcia, co się tam dzieje naprawdę.
• Zatrudnianie „koleżków” bez doświadczenia – potem nie możesz ich ani zwolnić, ani doprowadzić do porządku.
• Brak działań marketingowych – lokal działa, ale nikt o nim nie wie. Facebook leży, Google nie istnieje, a szyld ma 2 miesiące opóźnienia.
• Przywiązanie do własnej wizji mimo oczywistych sygnałów – goście chcą pizzę, ale Ty się uparłeś na ramen, bo „zawsze chciałeś”.
• Brak planu B – jeden słabszy miesiąc i koniec. Bo nie było zapasu, rezerwy ani pomysłu, co wtedy.

  

To nie są błędy „głupich ludzi”. To są rzeczy, które przychodzą z rozpędu, braku doświadczenia i zakochania się w pomyśle. A da się je ogarnąć, jeśli podejdziesz do tematu na chłodno.

Brak twardych liczb – „jakoś to będzie”

To chyba największy klasyk wśród gastro-wpadek:
– Ile musisz zarobić dziennie, żeby nie dokładać?
– „Hmm… jeszcze nie liczyłem, ale coś koło 1000 zł?”
– A ile masz kosztów stałych?
– „Nooo… czynsz, coś tam… ogarniemy.”

I tak to leci. Na entuzjazmie, bez kalkulatora. Aż nagle się okazuje, że miesięczny obrót nie pokrywa nawet połowy wydatków.

Co zabija budżet na start?

Najczęściej: przeinwestowanie.
– Nowy sprzęt za 150 tysięcy
– Designerski bar z drewna z odzysku
– Kafelki z Portugalii, bo „fajnie wyglądają”
– 30 stolików w pierwszym tygodniu, choć ruchu brak

I nagle kończy się kasa. A marketing? A pensje? A zapasowy miesiąc, jak nie będzie ruchu?  Nie ma.

 Serio, nie wszystko trzeba kupować na start

Przykład: zmywarka gastronomiczna. Nie musisz od razu ładować się w zakup za kilka tysięcy. Można ją po prostu… wynająć. Jest np. serwis wynajmijzmywarke.pl, gdzie:

• wybierasz model pod wielkość lokalu,
• płacisz miesięcznie, bez wrzucania wszystkiego z góry,
• w cenie masz już serwis i instalację, więc nie dokładasz ukrytych kosztów.

  To samo dotyczy innego sprzętu gastronomicznego — czasem wynajem, leasing albo sprzęt używany to lepszy pomysł niż świeżynka z katalogu. Przynajmniej do czasu, aż lokal się rozkręci.

Więcej o wynajmie zmywarek gastronomicznych przeczytasz w tym artykule: https://taniezmywanie.pl/poradnik/ograniczony-budzet-dowiedz-sie-jak-dziala-wynajem-zmywarki/

 Co warto policzyć ZANIM coś otworzysz?

• Koszty stałe: czynsz, media, ZUS, księgowość, opłaty
• Koszty zmienne: produkty, pracownicy, paliwo, środki czystości
• Prognozowaną ilość gości dziennie (realną, nie marzenie)
• Break even – ile musisz zarobić dziennie, żeby nie dopłacać
• I zapas: czy masz coś na 2–3 miesiące przestoju?

Restauracja to nie tylko pomysł. To też EXCEL. I jeśli nie ogarniesz liczb, to Cię wykończą — zanim jeszcze zdążysz pokazać, jak dobre masz jedzenie.

Karta jak encyklopedia – „bo każdy znajdzie coś dla siebie”

To jeden z najczęstszych błędów nowych lokali: za duże menu.
„Bo jak ktoś nie lubi makaronu, to chociaż burgera zje. A może pierogi? Albo ramen, skoro modny?”

Efekt?
– Kuchnia wygląda jak pole bitwy.
– Goście wgapieni w kartę jak w mapę metra w Tokio.
– Towar ląduje w śmieciach, bo nikt nie zamawia dań z drugiej strony.

Co się sypie przy zbyt dużej karcie?

• Food cost – bo musisz trzymać 50 różnych składników „na wszelki wypadek”
• Organizacja pracy – bo każdy talerz to inna technika, czas, talerz, stacja
• Czas oczekiwania – bo jak kuchnia robi wszystko, to nie robi nic szybko
• Jakość – bo nie ma szans, żeby wszystko wychodziło dobrze i równo

Jak to uciąć i nie spanikować?

• Ogranicz kartę do 10–15 pozycji głównych
• Obserwuj, co się zamawia, i co chwilę rotuj 2–3 pozycje
• Zrób 1–2 rzeczy naprawdę dobrze – ludzie i tak wrócą po to, co ogarniesz na 100%
• Nie musisz mieć wszystkiego dla wszystkich. Serio.

Lokalizacja „bo tanio” albo „ładnie wygląda”

Masz piękne miejsce. Z cegłą, światłem, dużymi oknami. Jest tanio, miło, klimatycznie.
Tylko… nikt tam nie przychodzi.

Brzmi znajomo?

Tanie nie znaczy dobre

Wielu właścicieli bierze lokal, bo:

• był wolny,
• właściciel nie chciał dużo za czynsz,
• „jest potencjał”.

Potencjał jest fajny, ale potrzebujesz ruchu.

 Jeśli nie ma biur, mieszkań, hosteli, parkingu, spacerów w okolicy – to możesz mieć najlepszą kartę w mieście, a i tak nikt się nie pojawi. Bo… nikt tamtędy nie chodzi.

Co sprawdzić przed podpisaniem umowy?

• Ruch pieszy w ciągu dnia – przejdź się rano i wieczorem. Zobacz, czy ktoś tamtędy w ogóle chodzi.
  Widoczność lokalu – czy lokal widać z ulicy? Czy przypadkowy przechodzień zauważy, że coś tam działa?
• Dojazd i parking – jeśli nie ma gdzie stanąć samochodem, goście nie przyjadą z drugiego końca miasta na obiad.
• Sąsiedztwo

Charakter miejsca – czy to dzielnica biurowa (pusto po 17:00)? Czy mieszkalna (większy potencjał popołudniami i w weekendy)?

Jeśli lokal jest tani – to najczęściej dlatego, że nikt nie chce go wynająć. Nie ignoruj tego znaku.

Zbyt szybkie zatrudnianie „znajomych”

Na początku wydaje się to świetnym pomysłem.
„Znam go, to zaufany człowiek”,
„Siostra mojego kumpla ogarnia kuchnię”,
„Koleżanka z osiedla pracowała kiedyś w gastro, to się przyda”.

I co? I często kończy się katastrofą.

Co się tu wysypuje?

• Brak dystansu – znajomy traktuje Cię jak kolegę, nie jak szefa
• Brak doświadczenia – ale Ty dajesz szansę, bo przecież „jakoś się nauczy”
• Brak konsekwencji – bo głupio upomnieć, głupio zwolnić, głupio powiedzieć, że coś robi źle

Efekt?

Zamiast pracownika masz kumpla, który:

• nie wie, gdzie jest granica,
• nie szanuje Twojego czasu i pieniędzy,
• nie ogarnia presji pracy, bo wcześniej robił co innego.

  I nie możesz go zwolnić, bo będzie kwas. A nie możesz go zostawić, bo psuje atmosferę, robi błędy, zawala tematy.

Kiedy to ma sens?

Zatrudnianie znajomych może działać, ale tylko jeśli:

• ustalisz na start jasne zasady i je spiszecie,
• rozdzielisz sprawy prywatne od pracy,
• jesteście w stanie rozmawiać profesjonalnie – nawet gdy coś nie działa.

  Inaczej lepiej dać komuś obcemu 2 tygodnie próbne niż potem męczyć się przez rok z „ziomkiem, który nie ogarnia, ale głupio go ruszać”.

Brak codziennej kontroli – właściciel „na zewnątrz”

Na starcie każdy właściciel ma zapał: remonty, projektowanie menu, wybór kafelków do łazienki.
Ale jak tylko lokal ruszy, to nagle się „oddala”: a to inne biznesy, a to wyjazd, a to „zatrudniłem menadżera, niech działa”.

Efekt? Lokal zaczyna żyć własnym życiem. I niekoniecznie takim, jakim sobie to wyobrażałeś.

Kiedy „delegowanie” działa, a kiedy nie?

✅ Działa, jeśli:

• masz ogarniętego menadżera, któremu ufasz,
• masz system kontroli (checklisty, raporty, monitoring zamówień),
• jesteś obecny – może nie codziennie, ale regularnie, z kontaktem i kontrolą.

❌ Nie działa, jeśli:

• myślisz, że „samo się zrobi”,
• nie masz pojęcia, ile dziś było gości i co się sprzedało,
• pojawiasz się tylko, gdy coś się już sypie.

Często słyszane zdanie?

„Kiedyś tu było lepiej”.
Zwykle pada z ust stałych gości. I zwykle dlatego, że właściciel przestał się interesować tym, co się dzieje na miejscu.

Przesadne przywiązanie do własnej wizji

„Bo ja tak chcę.”
To zdanie potrafi zabić niejeden lokal.
Bo nie chodzi o to, że Twój pomysł jest zły.
Chodzi o to, że może nie działać tam, gdzie go próbujesz na siłę wcisnąć.

Przykład z życia:

Ktoś otwiera wegańskie bistro w dzielnicy, gdzie ludzie jedzą golonkę i piją piwo z sokiem.
Albo ktoś uparcie trzyma danie, którego nikt nie zamawia od miesięcy, bo „to mój popisowy numer, zawsze działał na domówkach”.

Pomysł może być dobry. Ale jeśli nie działa w danym miejscu, z danym targetem, przy danej konkurencji – to trzeba go zmodyfikować.
Albo się dobijesz, uparcie „robiąc swoje”.

Co pomaga zweryfikować wizję?

• Słuchaj gości – pytaj, obserwuj, patrz, co znika z talerzy
• Słuchaj zespołu – oni stoją przy kuchni, wiedzą, co idzie, a co się marnuje
• Patrz na liczby – nie obronisz dania, które sprzedaje się raz w tygodniu i robi food cost na poziomie 50%
• Zmieniaj – sezonowo, rotacyjnie, testowo – ale zmieniaj. Nie wszystko jest na zawsze.

Pomysł na lokal to punkt startu. Ale to goście pokazują, w którą stronę warto iść dalej. A Ty musisz umieć to zauważyć, zanim zostaniesz sam z pełną zamrażarką i pustą salą.

Ignorowanie złych sygnałów – „to tylko chwilowy spadek”

Każdy lokal ma gorsze dni. Czasem tygodnie.
Ale jak przez trzeci miesiąc z rzędu:

• ruch jest słaby,
• obroty nie spinają się z kosztami,
• połowa stolików stoi pusta nawet w weekendy,

  …to to już nie „chwilowy spadek” — to ostrzeżenie. Tylko nie wszyscy chcą je zobaczyć.

Typowe czerwone flagi, które są ignorowane:

• Goście przestają wracać – ale Ty sobie tłumaczysz, że to przez pogodę
• Zamówienia maleją – a Ty się pocieszasz, że „ludzie teraz mniej jedzą”
• Opinie są słabsze – ale przecież „to tylko jeden trudny klient”
• Towar się marnuje – ale przecież „może w przyszłym tygodniu pójdzie więcej”
• Ludzie z zespołu zaczynają się rozglądać za czymś innym – ale Ty udajesz, że nie słyszysz

 I co się dzieje dalej?

• Zaczynasz łatać dziury z prywatnej kasy
• Kombinujesz z dostawami „na później”
• Obniżasz ceny, żeby przyciągnąć gości (a food cost leci w kosmos)
• Próbujesz sam obsługiwać salę i kuchnię, żeby „nie zwalniać ludzi”

Aż w końcu robi się za późno, żeby cokolwiek naprawić bez rewolucji.

Kiedy trzeba zareagować?

Od razu, jak coś zaczyna się sypać.
To nie musi być dramatyczna zmiana. Wystarczy:

• przemodelować menu,
• wprowadzić promocję sensownie,
• ograniczyć godziny działania,
• przeliczyć wszystko od nowa,
• a czasem… przyznać się, że trzeba zamknąć i wrócić później, lepiej przygotowanym.

Brak planu B – „to musi się udać”

To jedno z tych założeń, które na początku wydaje się superodważne.
„Wierzę w ten lokal. Włożyłem wszystko, co mam. Nie ma opcji, żeby się nie udało.”

No właśnie. I w tym właśnie problem.

Co najczęściej się tu sypie?

• Zero zapasu finansowego – nie ma ludzi, nie ma gości, nie ma kasy. A koszty lecą.
• Brak planu na awarię – padnie lodówka? Trzeba kupić nową. Tylko… za co?
• Brak elastyczności – nie ma opcji skrócenia godzin, zmiany karty, zamknięcia na parę dni. Bo „nie wypada”.
• Brak wyjścia awaryjnego – wszystko podpisane na długi okres, bez opcji wcześniejszego wyjścia z umowy.

Co warto mieć w zanadrzu?

• Zapas na 2–3 miesiące kosztów – nawet jeśli tylko częściowy
• Plan na sezon ogórkowy – zredukowana karta, mniejsze obroty, inne godziny
• Poduszka psychiczna – świadomość, że możesz coś zmienić, zamknąć, przeczekać — bez zrujnowania się finansowo i emocjonalnie

Największe wtopy robią nie ci, którzy mieli zły pomysł, tylko ci, którzy nie mieli planu, co zrobić, jeśli coś pójdzie nie tak. A zawsze coś pójdzie.

Na koniec: Nie chodzi o to, żeby nie popełniać błędów. Chodzi o to, żeby nie robić tych samych co wszyscy

Prawda jest taka: błędy popełni każdy. Nawet Ci, co mają doświadczenie, zaplecze finansowe i pół rodziny w gastronomii.
Różnica jest taka, że niektórzy mają świadomość, gdzie może się coś wysypać — i są na to przygotowani.

Ty nie musisz być alfą i omegą. Ale jeśli masz świadomość tych 10 tematów, o których tu była mowa, to serio: jesteś o kilka kroków dalej niż 80% ludzi, którzy rzucają się w gastro z głową pełną marzeń, a bez żadnego buforu.

Nie musisz robić wszystkiego od razu.
Nie musisz mieć lokalu „na wypasie”.
Nie musisz robić menu, które zadowoli każdego.

Musisz tylko wiedzieć, co robisz — i liczyć.

A jak coś nie działa — to nie siedź i nie patrz, tylko rusz tyłek i to zmień. Szybciej, niż zrobi to za Ciebie rachunek z ZUS-u.

 

Artykuł zewnętrzny