Ustawodawca nie jest obojętny na nieustannie postępujące zmiany technologiczne, dzięki którym możliwe są coraz to nowsze formy kontaktu pomiędzy ludźmi. Pandemia koronawirusa SARS-CoV-2 wywołała nieodwracalne zmiany w społeczeństwie i spowodowała, że praca zdalna stała się bardzo popularna, a formy porozumiewania się na odległość upowszechniły się w każdej sferze życia. Pojawiła się więc nagląca potrzeba dostosowywania archaicznych form komunikacji z urzędami do warunków społeczno-gospodarczych, jak również geopolitycznych.
Jednym z rozwiązań stało się uchwalenie Ustawy o doręczeniach elektronicznych z dnia 18 listopada 2020 r., która weszła w życie 5 października 2021 r. i reguluje zasady wymiany korespondencji pomiędzy podmiotami publicznymi (m.in. sądami i urzędami), a innymi podmiotami publicznymi i niepublicznymi. Warto zastanowić się, na jakie obowiązki powinien zwrócić uwagę restaurator, w świetle nowej regulacji prawnej.
GŁÓWNE ZAŁOŻENIA
Ustawa nakłada na wskazane podmioty – w tym przedsiębiorców posiadających wpis w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) bądź zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), obowiązek założenia skrzynki z adresem do doręczeń elektronicznych. Nie będzie jednak ona zwykłym adresem mailowym, a ma to być specjalna skrzynka pocztowa, której adres zostanie zarejestrowany w bazie adresów elektronicznych. Jej założenie będzie wiązało się z przejściem oficjalnej procedury za pośrednictwem usługi online dostępnej na stronie internetowej www.biznes.gov.pl. Kolejnym obowiązkiem będzie wskazanie administratora skrzynki do doręczeń.
Celem regulacji jest zastąpienie tradycyjnej (papierowej) formy doręczania korespondencji, wariantem w formie elektronicznej, mającej moc dowodową równą z listem poleconym nadanym za potwierdzeniem odbioru. Elektroniczne doręczenia znacznie usprawnią obieg korespondencji, która będzie mogła być wysłana z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu, bez konieczności wizyty w placówce pocztowej, co pozwala zaoszczędzić zarówno czas, jak i koszty.
Przedmiotowe rozwiązanie odbywa się w tzw. modelu wielowęzłowym, w którym adresat i nadawca mają adresy prowadzone u dowolnych dostawców usług zaufania, gwarantując bezstronne potwierdzenie wymiany danych za pomocą dowodów wysłania i otrzymania. Oznacza to, że podmiot korzystający z e-Doręczenia otrzymuje niepodważalny, elektroniczny dowód nadania oraz odbioru wysłanej przez siebie korespondencji.
Obecnie jedynym podmiotem publicznym uprawnionym do świadczenia usługi e-Doręczeń jest Poczta Polska.
TERMIN POWSTANIA OBOWIĄZKU
Pierwotnie termin powstania obowiązku utworzenia elektronicznej skrzynki do doręczeń dla podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców przed dniem 5 lipca 2022 r. wyznaczony był na dzień 1 października 2022 r. Obecnie jednak z uwagi na brak odpowiedniej infrastruktury technicznej termin ten uległ wydłużeniu.
W dniu 4 maja 2022 r. Prezydent RP podpisał ustawę o zmianie niektórych ustaw w związku z rozwojem publicznych systemów teleinformatycznych, która nie określa jednoznacznie terminu powstania obowiązku utworzenia elektronicznej skrzynki do doręczeń dla podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS. Wskazuje jednak, że ostateczny termin na wdrożenie odpowiednich rozwiązań technicznych ma nastąpić najpóźniej w dniu 1 stycznia 2024 r., po ogłoszeniu odpowiedniego komunikatu.
Choć obowiązek założenia elektronicznej skrzynki doręczeń został wydłużony w czasie, przedsiębiorcy mogą już teraz skorzystać z uprawnienia do jej uruchomienia. Taka możliwość co prawda jest już dostępna dla każdego obywatela, ale na razie doręczenia elektroniczne nie będą stosowane powszechnie z uwagi na techniczne ograniczenia. Pomimo braku możliwości skorzystania z doręczeń w praktyce, rekomendowane jest utworzenie skrzynki już dziś, bowiem trudno będzie uchwycić moment, kiedy obowiązek utworzenia skrzynki stanie się wymagalny.
WNIOSEK
Jak już wspomniano wyżej, adres do elektronicznych doręczeń nie jest zwykłym adresem e-mail. Nie można także skorzystać z dotychczasowo obsługiwanego adresu mailowego do tego rodzaju komunikacji. Skrzynka będzie indywidualnie wygenerowanym adresem w postaci ciągów znaków, co umożliwia właściwą identyfikację właściciela.
Tym samym utworzenie elektronicznej skrzynki do doręczeń następuje na wniosek, który można złożyć za pośrednictwem usługi online przez Biznes.gov.pl. Wniosek musi zawierać następujące informacje: (1) nazwa lub firma, pod którą podmiot działa; (2) numer identyfikacji REGON, jeżeli został nadany; (3) numer identyfikacji podatkowej (NIP), jeżeli został nadany lub informacja o jego unieważnieniu, lub uchyleniu; (4) numer KRS, jeżeli został nadany; (5) oznaczenie formy prawnej; (6) siedziba i adres; (7) adres do korespondencji; (8) imię i nazwisko administratora skrzynki doręczeń, jego adres poczty elektronicznej oraz numer PESEL. Planowane jest również wdrożenie możliwości założenia elektronicznej skrzynki do doręczeń poprzez Portal Rejestrów Sądowych przy okazji wpisu do rejestru albo aktualizacji danych.
PODSUMOWANIE
Proponowane zmiany należy ocenić pozytywnie, ponieważ wraz z powszechną informatyzacją poszerza się katalog form komunikowania się na płaszczyźnie nie tylko nieformalnej czy zawodowej, ale i oficjalnej (urzędowej). A więc z podmiotami publicznymi, takimi jak organy administracji sądowej, trybunały czy sądy. Są one kolejną konsekwencją wdrażania nowoczesnych rozwiązań technologicznych, takich jak Profil Zaufany, Portal Rejestrów Sądowych, e-protokół czy możliwość przeprowadzenia rozprawy zdalnej przed sądem. Choć może się wydawać, że na przedsiębiorcy będzie ciążył kolejny obowiązek formalny, to jednak w praktyce proponowane rozwiązanie ułatwi dostęp do władzy publicznej w relacji państwo – obywatel.
PAULINA SIKORA
Aplikantka radcowska
Kancelaria Adwokata i Doradcy
Restrukturyzacyjnego Pawła Lewandowskiego
www.lewandowskikancelaria.pl
kancelaria@lewandowskikancelaria.pl
Oprac. red.
