Przy okazji organizacji spotkań biznesowych, szkoleń lub konferencji priorytetem są takie elementy, jak temat spotkania, lista gości, miejsce i problemy do omówienia. To jaka będzie oprawa wydarzenia, w tym posiłek, schodzi przeważnie na drugi plan. Tymczasem okazuje się, że jest to ważny element każdego wydarzenia, który może zwiększyć frekwencję osób zainteresowanych tym, co chcemy przedstawić, a z pewnością wpłynąć na zadowolenie uczestników, co później przekłada się na realne korzyści dla firmy.
Poczęstunek równie ważny jak treść spotkania
Jak wynika z badań przeprowadzonych na podstawie analizy spotkań biznesowych w Mayo Clinic w USA, frekwencja pracowników była ściśle związana z poczęstunkiem. Do tego stopnia, że ludzie decydowali czy pojawić się na spotkaniu na podstawie tego, czy zapewniano na nim posiłek.
– Wybór jedzenia na spotkanie biznesowe ma bardzo duże znaczenie, dlatego organizatorzy muszą rozważyć wiele kwestii, nie tylko to, co podadzą – mówi Katarzyna Adamczyk z sieci restauracji śniadaniowo-lunchowych Canappka. – Trzeba zadać sobie pytanie czy planujemy zaserwować jedynie przekąski czy danie główne, czy lepiej sprawdzi się szwedzki stół czy lunch box’y, a także czy potrzebujemy obsługi. Ważni są też sami uczestnicy spotkania. W tym przypadku należy wziąć pod uwagę m.in. wiek, płeć i profesję. Inaczej organizuje się szkolenie dla studentów i biznesowy bankiet dla członków zarządu.
Świadome zamówienie
W celu dokonania optymalnego wyboru należy porównać oferty, ceny i rodzaje cateringu.
W większych miastach z reguły wybór jest duży. Dobrym pomysłem jest wcześniejsza wizyta w firmie cateringowej w celu sprawdzenia oferty. Ważne by dokładnie sprecyzować swoje oczekiwania. Przed zamówieniem trzeba określić wielkość porcji, uprzedzić o ewentualnym uczuleniu gości i produktach, które nie mogą pojawić się na stole. Uważać należy też na to, co zamawiamy. Drób, sery i świeże warzywa to bezpieczne rozwiązania. Różnie może być z surowymi potrawami, owocami morza
i egzotycznymi produktami, które nie każdy lubi.
Istotne jest też, by dokładnie określić godzinę dowozu posiłków. Nie mogą one stać zbyt długo
w nieodpowiednich warunkach, ale także nie wypada, by catering spóźnił się na przewidzianą przerwę. Dlatego z zamówieniem nie należy czekać na ostatnią chwilę. W przypadku niewielkich zleceń wystarczy dwudniowe wyprzedzenie. Na duże wydarzenia lepiej przewidzieć więcej czasu, tydzień, a nawet dwa. Większe zamówienia lub dłuższa współpraca dają możliwość negocjowania cen czy rabatu.
Dobre to co świeże i zdrowe
– Dużą popularnością na spotkaniach biznesowych, szkoleniach i konferencjach cieszą się tartinki, koreczki, sałatki pakowane pojedynczo dla każdego z gości oraz kanapki koktajlowe jako forma małej przekąski – wyjaśnia Katarzyna Adamczyk z sieci Canappka. – Są one szybkie i wygodne, a do tego zdrowe i pożywne. Dania zimne mają tą przewagę nad ciepłymi, że nic nie wystygnie przed podaniem. Dominującym na rynku trendem jest zamawianie świeżych i zdrowych produktów. Klienci chętnie wybierają sałatki oraz kanapki z dodatkiem świeżych warzyw.
Tym, co pozwoli ocenić jakość dań oferowanych przez firmę cateringową jest przede wszystkim smak potraw, dlatego tak ważne jest spróbowanie ich przed ustaleniem menu. Istotne znaczenie ma także wygląd oraz sposób podania. Jeżeli pieczywo nie jest miękkie i chrupiące, a warzywa w sałatkach zdążyły puścić sok, oznacza to, że nie są świeże. Opakowanie ubrudzone od sosu czy wyschnięty ser także nie świadczą o wysokiej jakości. Przejawem braku profesjonalizmu są również spóźnienia, dostarczanie potraw niezgodnych z umową, zimnych, nieestetycznie podanych, nieświeżych lub wręcz zepsutych. Warto też sprawdzić czy liczba dań lub półmisków się zgadza.
Catering cateringowi nierówny
– By uniknąć przykrej niespodzianki warto wybrać firmę sprawdzoną, która ma doświadczenie
w obsługiwaniu takich wydarzeń. Najlepszą reklamą dla firmy cateringowej jest ta przekazywana z ust do ust, dlatego bezcenna może okazać się opinia znajomych – dodaje Katarzyna Adamczyk z sieci Canappka. – Warto też skorzystać z internetu, gdzie często mamy możliwość obejrzenia zdjęć proponowanych potraw.
Atrakcyjny poczęstunek z pewnością może zachęcić do udziału w zaplanowanym wydarzeniu, co kolei przekłada się na konkretne korzyści dla firmy. Jednak jedzenie nieświeże, niesmaczne, źle podane lub takie, które nie dojedzie na umówiony czas, może pozostawić złe wrażenie, które zostanie zapamiętane zamiast merytorycznej części spotkania. Dlatego organizując warsztaty lub zebranie nie można zapomnieć o dobrym cateringu.
