W okresie największych obostrzeń wielu pracodawców postanowiło w przypadku stanowisk i obszarów związanych z pracą biurową – m.in. w finansach i księgowości, marketingu czy administracji – zmodyfikować dotychczasową formę świadczenia pracy, wprowadzając pracę zdalną lub hybrydową, łączącą w sobie pracę zdalną ze stacjonarną. Choć szereg firm utrzymuje taki model, wiele z nich zdecydowało się na całkowity powrót pracy stacjonarnej. Praca w takim kształcie wiąże się z koniecznością wykonywania codziennych zadań zawodowych w wyznaczonym przez pracodawcę miejscu i czasie. Co jednak gdy pracownik mimo powrotu pracy stacjonarnej nie pojawi się fizycznie w pracy? Konsekwencje takiej sytuacji mogą być różne. Wszystko zależy od tego, czy nieobecność została usprawiedliwiona.
Odnotowania wymaga, że w razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy, pracownik jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Niedotrzymanie tego terminu może być jednak usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami uniemożliwiającymi jego terminowe dopełnienie, takimi jak obłożna choroba pracownika połączona z brakiem lub nieobecnością domowników albo innym zdarzeniem losowym. W takich sytuacjach wspomniany dwudniowy termin na zawiadomienie o nieobecności biegnie od ustania okoliczności uniemożliwiającej terminowe zawiadomienie pracodawcy o przyczynie i okresie nieobecności w pracy.
Co do zasady, sposób usprawiedliwiania nieobecności powinien być określony w regulaminie pracy. W przypadku gdy u danego pracodawcy taki regulamin nie został jednak skonstruowany, zawiadomienie o nieobecności powinno być dokonane w jeden z poniższych sposobów:
- przez pracownika osobiście,
- przez inną osobę,
- telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności,
- drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego.
Warto jednocześnie zadbać o to, aby przyczyna nieobecności była w należyty sposób udokumentowana, a owe dokumenty dostarczone pracodawcy, tak, aby usprawiedliwiony charakter nieobecności nie budził wątpliwości.
Dowodami potwierdzającymi uzasadniony charakter nieobecności będą:
- zaświadczenia lekarskie,
- decyzje właściwego państwowego inspektora sanitarnego, wydane zgodnie z przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych, oświadczenie pracownika – (w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły, do których dziecko uczęszcza),
- oświadczenia pracownika o chorobie niani lub dziennego opiekuna oraz kopia zaświadczenia lekarskiego, stwierdzającego niezdolność do pracy niani lub dziennego opiekuna, potwierdzone przez pracownika za zgodność z oryginałem,
- imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się, wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia – w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie,
- oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.
Jeżeli pracownik w ogóle nie podjął powyższych kroków lub nie dochował należytego terminu na zawiadomienie pracodawcy o swoje absencji, jego nieobecność należy traktować jako nieusprawiedliwioną. Taka sytuacja może być zaś zakwalifikowana jako ciężkie naruszenie przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych, stanowiące podstawę do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika – zwolnienie dyscyplinarne. Warto pamiętać o tym, że informacja o rozwiązaniu umowy o pracę w tym trybie trafia do świadectwa pracy. Choć zwolnienie dyscyplinarne nie stanowi przeszkody w poszukiwaniu zatrudnienia, może zostać jednak negatywnie odebrane przez nowego pracodawcę.
W branżach, w których istnieje deficyt pracowników, pracodawcy rzadko decydują się na tak radykalne działania. Nie oznacza to jednak, że są oni pozbawieni narzędzi do dyscyplinowania pracowników bagatelizujących konieczność należytego informowania o swojej absencji. Kodeks pracy umożliwia bowiem w takich sytuacjach sięgnięcie do kar porządkowych, takich jak upomnienie czy też nagana. Ich nałożenie może z kolei skutkować pozbawieniem pracownika prawa do nagród.
Finansowe konsekwencje niestawiennictwa w pracy mogą być dla pracownika jeszcze bardziej dotkliwe, bowiem nieuzasadniona absencja nie wlicza się do czasu pracy. Oznacza to, że pracodawca nie wypłaci pracownikowi wynagrodzenia za czas nieusprawiedliwionej nieobecności. Co więcej, może on nałożyć na pracownika karę pieniężną, przy czym górna granica takiej kary za jeden dzień nieusprawiedliwionej nieobecności może wynosić maksymalnie tyle, co wynagrodzenie za 1 dzień pracy.
Olga Dąbrowska
Adwokat
Kancelaria Adwokata i Doradcy Restrukturyzacyjnego Paweł Lewandowski
kancelaria@lewandowskikancelaria.pl
Oprac. red.
