Paweł Kaczmarek: Imprezy firmowe i uroczystości rodzinne – jak się do nich przygotować?

Porady

Paweł Kaczmarek: Imprezy firmowe i uroczystości rodzinne – jak się do nich przygotować?

03 listopada 2022

Przed nami czas imprez, wydarzeń i uroczystości. Rodzinnych i firmowych. Od listopada do marca będziemy spotykać się (oprócz urodzin, imienin i typowo rodzinnych uroczystości) na Andrzejkach, wigiliach firmowych czy imprezach karnawałowych. Okazji na pewno nie zabraknie! Jak my, szefowe i szefowie kuchni, możemy się do nich zawczasu przygotować i o co zadbać szczególnie w tym sezonie?

Wydawać by się mogło, że przygotowanie uroczystości dla rodziny czy grupy przyjaciół oraz dla firm to dwa odrębne tematy. Wszak podczas każdego ze spotkań należy zadbać o coś innego. W pierwszym przypadku – o kameralną atmosferę, o każdego z gości i jego preferencje, o odpowiedni timing wydarzenia (aby nic nie przyszło za szybko lub by goście nie czekali za długo). W drugim zaś – o niezapomniane wrażenia, o odpowiednie ilości jedzenia oraz o wzorową obsługę. Tak naprawdę uważam jednak, że w obu przypadkach najważniejszy jest dobór oraz smak potraw i to na nim chciałbym się skupić.

Ustalenia przede wszystkim

Nie wiesz, co podać? Zapytaj! Ta podstawowa zasada pozwoli nam uniknąć wielu błędów i nieporozumień. Być może organizatorzy mają już pomysł, a Ty masz go tylko zrealizować? To też w porządku. A jeśli nie mają, to oczywiście możesz ponieść się fantazji i zaproponować dania, które nie tylko wkomponują się w motyw przewodni wydarzenia, ale także pozwolą Ci zaprezentować zdolności Twoje i Twojego zespołu.

Przygotuj sobie check listę z pytaniami do zadania. Mogą być następujące:

  1. Kim są goście uroczystości, czy mają jakieś wykluczenia, ilu jest wegan, wegetarian, ile dzieci?
  2. Jaki ma być charakter imprezy? Czy klienci oczekują eleganckiej kolacji serwowanej, czy też swobodnego bufetu z tradycyjnym menu?
  3. Jaki ma być poziom zaangażowania obsługi? Czy klient oczekuje obecności obsługi podczas cateringu firmowego, czy powinna ona aktywnie opowiadać o potrawach lub służyć pomocą w przypadku pytań?
  4. Jakie warunki techniczne panują w miejscu wydarzenia (ważne, jeśli nie organizujecie go u siebie w lokalu)? Czy będziesz miał dostęp do prądu i bieżącej wody w pomieszczeniu dedykowanym imprezie firmowej?
  5. Czy rolą Twojego zespołu jest zapewnić dekoracje i świeże kwiaty podczas wydarzenia?

Zadawanie pytań, upewnianie się co do oczekiwań, ale przede wszystkim uważne słuchanie klientów pozwoli nam uniknąć nieporozumień i przygotować imprezę, z której zamawiający będzie zadowolony. Na etapie ustaleń naszą rolą jest także wyprowadzanie organizatorów z błędów i wyperswadowanie niektórych pomysłów. Doświadczenie sprawia, że znamy swoje możliwości, ale też wiemy, jakie pomysły się sprawdzą, a jakie okażą się dla klienta drogie, dla nas pracochłonne, a zaproszeni goście albo ich nie docenią, albo nawet nie zauważą.

Dobra prezentacja oferty czyni cuda

Na podstawie zdobytych informacji możesz przygotować ofertę cateringu, uroczystości czy organizacji wydarzenia dopasowaną do Twojego klienta, firmy, rodziny czy grupy znajomych. Przygotowanie oferty, zwłaszcza na tak ważne wydarzenia, jak wigilia firmowa czy wieczór karnawałowy to nie bułka z masłem. Kreatywny i konkretny sposób prezentacji Twojej firmy, koncepcji, menu, dodatkowych usług oraz… ceny jest dziś najważniejszym narzędziem w walce o klienta.

Co powinno znaleźć się w dobrej ofercie?

  1. Przedstawienie się – opowiedz, kim jesteś, co Cię wyróżnia, jak działasz
  2. Dobre opisanie menu – zaproponuj dwa rodzaje menu i uwzględnij różne potrzeby dietetyczne gości. Pokaż też zdjęcia zaproponowanych potraw, jeśli je posiadasz – lub formy bufetu, którą stosujesz.
  3. Opisanie Twoich usług dodatkowych – opisz, co oferujesz poza jedzeniem. Kolor obrusów i zastawy, dekoracje i świeże kwiaty, wybrane meble – wskaż to wszystko i najlepiej prześlij przykładowe zdjęcia. Koniecznie ustal wielkość zespołu, który będzie obsługiwał wydarzenie.
  4. Podsumowanie kosztów – rozpisz klarownie kosztorys uroczystości czy cateringu. Uwzględnij wszystkie koszty związane z potrawami, dekoracjami i obsługą. Wyróżnij je jednostkowo, a następnie pokaż sumę. Jeśli przedstawiasz dwa warianty, spraw, by różniły się między sobą ceną tylko nieznacznie, wtedy będziesz miał pewność, że klient nie wybierze tego tańszego.
  5. Prezentacja referencji – dołącz zdjęcia z Twoich poprzednich realizacji, a także rekomendacje i opinie od dotychczasowych klientów.

Dotarcie do klientów

A jeśli jesteś już przygotowany – oferta gotowa, receptury stworzone, dania po testach, a goście nie przychodzą? Musisz zadbać o promocję swojego lokalu, możliwości organizacji uroczystości czy dostarczenia cateringu. Już od początku listopada powinieneś zacząć aktywną promocję w social mediach. Co więcej, w widocznym miejscu umieść w swojej restauracji informację, plakat, czy ulotkę ze świąteczną ofertą. Informuj gości i aktywnie zachęcaj do dzielenia się z innymi informacją o Twoim miejscu. Możesz także wykorzystać formę e-mailingu – wyślij do wybranych firm informację o Twojej ofercie (oczywiście pamiętając, że na jej otrzymanie muszą wyrazić zgodę). Działaj!

A inne przygotowania?

Najważniejsze będzie dla Ciebie przygotowanie propozycji menu, zastanowienie się, jakich technik użyć, aby dania jak najdłużej były świeże i wyglądały apetycznie. Nie zapomnij także o sosach. To one dodają daniom aromatu i to one, doskonale opracowane – mogą stać się pełnoprawnym elementem całej kulinarnej aranżacji. Pamiętaj jednak, że aby jak najdłużej były świeże w cateringu, trzeba je nie tylko odpowiednio przygotować, ale także podać. Dobrym rozwiązaniem są sosy na bazie demi-glace, na przykład bordoski czy czarny polski z miodem, imbirem i pieprzem. Jeśli nie możesz poświęcić wiele czasu na przygotowywanie bazy do sosu, skorzystaj z Demi-Glace Knorr, który posiada wyrazisty, smak, zyskujący przy dodatkowej redukcji.

Menu już gotowe? Nie mniej ważne jest przygotowanie Twojego zespołu. Spraw, by był zgrany, dobrze zmotywowany, gotowy na wyzwania i ciekawy ich. To z pewnością niełatwe zadanie, ale na pewno Ci się uda.

Powodzenia podczas uroczystości rodzinnych, imprez firmowych i cateringów! Trzymam za Was kciuki, aby goście dopisali i aby wszystko zagrało jak najlepiej!

Paweł Kaczmarek

Szef Kuchni

Unilever Food Solutions